E-Mails in der Betriebsprüfung: Datenzugriff Z1, Z2 und Z3

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 18.10.2026

In einer Außenprüfung darf das Finanzamt auch auf aufbewahrungspflichtige E-Mails zugreifen, und zwar elektronisch. § 147 Abs. 6 AO sieht dafür drei Wege vor: Der Prüfer sieht die Daten in Ihrem System selbst ein (Z1), Sie werten sie nach seinen Vorgaben aus (Z2), oder Sie überlassen ihm die Daten in einem maschinell auswertbaren Format (Z3). Wer seine Mails in einem geordneten Archiv hat, kann alle drei Wege in wenigen Minuten bedienen. Wer sie in Postfächern, PST-Dateien und Ausdrucken verteilt hat, bekommt ein Problem.

Worauf der Prüfer zugreifen darf

Das Recht auf Datenzugriff umfasst die Unterlagen, die nach § 147 Abs. 1 AO aufzubewahren sind und mit einem DV-System erstellt oder empfangen wurden. Bei E-Mails sind das vor allem Handels- und Geschäftsbriefe und Mails mit der Funktion eines Buchungsbelegs, etwa mit Rechnungen im Anhang. Zwei Grenzen sind wichtig:

Der Datenzugriff ist auf den Rahmen der jeweiligen Außenprüfung beschränkt (GoBD Rz. 159 in der Fassung vom 11. März 2024). Welche Steuern und Jahre geprüft werden, steht in der Prüfungsanordnung.
Enthält ein Datenbestand nicht aufbewahrungspflichtige, personenbezogene oder dem Berufsgeheimnis unterliegende Daten, müssen Sie selbst dafür sorgen, dass der Prüfer nur auf die pflichtigen Daten zugreift, etwa durch Zugriffsbeschränkungen (Rz. 172). Für versehentlich überlassene Daten besteht kein Verwertungsverbot.

Der zweite Punkt betrifft vor allem private Mails der Beschäftigten und vertrauliche Inhalte, zum Beispiel aus der Personalabteilung. Ein Archiv, in dem Sie den Zugang auf bestimmte Postfächer und Zeiträume beschränken können, macht das einfach. Wie Sie den Umgang mit privaten Mails grundsätzlich regeln, steht im Beitrag mit den Regeln für private Mails im Unternehmen.

Liegen Ihre Daten bei einem Dienstleister, etwa in einem Cloud-Archiv, und teilen Sie das dem Finanzamt mit, muss der Dienstleister den Zugriff ermöglichen (§ 147 Abs. 6 Satz 2 AO). Die Kosten des Datenzugriffs tragen Sie als Steuerpflichtiger.

Die drei Arten des Datenzugriffs

Art	Was passiert	Was Sie bei E-Mails brauchen
Z1: unmittelbarer Datenzugriff	Der Prüfer nimmt Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt Ihr System im Nur-Lesezugriff, mit dessen Such- und Auswertungsfunktionen.	einen Lesezugang zum Archiv, beschränkt auf den Prüfungszeitraum, mit Filtern und Sortierung
Z2: mittelbarer Datenzugriff	Sie oder ein Dienstleister werten die Daten nach den Vorgaben des Prüfers aus, der Prüfer sieht sich das Ergebnis an.	Such- und Filterfunktionen, die Sie selbst bedienen können, zum Beispiel alle Mails eines Lieferanten in einem Jahr
Z3: Datenüberlassung	Sie übergeben die Daten in einem maschinell auswertbaren Format, auf einem Datenträger oder über eine Austauschplattform der Finanzbehörde.	einen Export mit den Original-Mails, einem maschinenlesbaren Verzeichnis und Prüfsummen

Welche Art er nutzt, entscheidet der Prüfer nach pflichtgemäßem Ermessen, bei Bedarf auch mehrere nebeneinander (Rz. 164). In der Praxis ist die Datenüberlassung am häufigsten, weil der Prüfer die Daten dann mit seiner eigenen Prüfsoftware auswerten kann.

Z1 in der Praxis: Lesezugang statt Postfach-Passwort

Beim unmittelbaren Datenzugriff müssen Sie dem Prüfer einen Nur-Lesezugriff einrichten und ihn in das System einweisen (Rz. 174). Zwei Details aus den GoBD sind dabei wichtig:

Der Zugang muss die Auswertungsmöglichkeiten des Systems umfassen, etwa Filtern und Sortieren. Eine reine Volltextsuche oder eine bloße Ansichtsfunktion reicht regelmäßig nicht aus (Rz. 174).
Sie müssen sicherstellen, dass der Prüfer nichts verändern kann (Rz. 174).

Das Passwort eines echten Postfachs herauszugeben, ist deshalb keine gute Idee: Der Prüfer hätte Schreibrechte, sähe auch private und nicht prüfungsrelevante Mails, und nichts davon wäre protokolliert.

Übrigens schließen die GoBD beim Z1-Zugriff eine Fernabfrage durch die Finanzbehörde aus (Rz. 165): Ein Recht, von außerhalb online auf Ihr System zuzugreifen, hat der Prüfer nicht. Der Lesezugang wird also in der Regel an einem Rechner in Ihren Räumen oder in den Räumen Ihrer Steuerberatung genutzt. Ob Sie ihm darüber hinaus freiwillig einen Zugang von seinem Arbeitsplatz aus geben, entscheiden Sie.

Z3 in der Praxis: der Export

Seit der Änderung der GoBD vom 11. März 2024 heißt Z3 nicht mehr Datenträgerüberlassung, sondern Datenüberlassung. Die Daten können auf einem Datenträger oder über eine Datenaustauschplattform übergeben werden, für die die Finanzbehörde einen Zugang eröffnet hat (Rz. 167). Neu ist auch: Die Finanzbehörde kann die Daten nach § 197 Abs. 3 AO schon mit der Prüfungsanordnung anfordern, mit angemessener Frist und bevor die Prüfung beginnt.

Für E-Mails sollte eine Datenüberlassung enthalten:

die Original-Mails im EML-Format, mit Kopfzeilen und Anhängen,
ein Verzeichnis als Tabelle (zum Beispiel CSV) mit Datum, Absender, Empfänger, Betreff, Postfach, Richtung und Dateiname je Mail, damit der Prüfer sortieren und filtern kann,
Prüfsummen, mit denen sich belegen lässt, dass die Dateien unverändert sind,
eine kurze Beschreibung, was enthalten ist und nach welchen Kriterien ausgewählt wurde.

Nicht akzeptiert werden vorgefilterte Reports oder Druckdateien, in denen nur ausgewählte Felder stehen (Rz. 173). Liefern Sie also die Originale, nicht eine Liste der Betreffzeilen.

So unterstützt Mailarchiv leicht die Prüfung

Im Archiv stellen Sie alle drei Zugriffsarten ohne IT-Abteilung bereit:

Prüferzugang (Pläne Team und Business): Sie legen einen Lesezugang an, wählen den freigegebenen Zeitraum, die Gültigkeit (bis zu 180 Tage) und ob der Prüfer selbst exportieren darf. Der Prüfer bekommt einen Link, den Zugangscode übermitteln Sie getrennt, etwa am Telefon. Er sieht nur Mails aus dem freigegebenen Zeitraum, kann suchen, filtern, Mails ansehen und Originale herunterladen, aber nichts ändern oder löschen. Sie können den Zugang jederzeit widerrufen.
Zugriffsprotokoll: Jede Anmeldung des Prüfers, jede Suche, jede angesehene Mail und jeder Download wird festgehalten. Sie wissen hinterher genau, was er gesehen hat.
Export (alle Pläne): Ein ZIP mit den Original-Mails als EML, einer index.csv mit allen Angaben je Mail, einer Datei mit SHA-256-Prüfsummen und einer Beschreibung. Filtern Sie vorher nach Zeitraum oder Postfach, enthält der Export nur diese Mails.
Z2-Auswertungen erledigen Sie selbst mit der Suche: Volltext in Betreff, Text und Anhängen, Filter nach Zeitraum, Postfach, ein- oder ausgehend, mit Anhang oder nur E-Rechnungen.

Denselben Zugang können Sie auch Ihrer Steuerberatung geben, zum Beispiel für den Jahresabschluss oder zur Vorbereitung der Prüfung. Welche Pläne den Prüferzugang enthalten, steht unter Pläne mit Prüferzugang.

Mitwirkungspflichten und was bei Verzögerung droht

Sie müssen die Finanzbehörde beim Datenzugriff unterstützen (§ 200 Abs. 1 AO). Wer den Datenzugriff nicht einräumt, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO). Neu hinzugekommen ist das qualifizierte Mitwirkungsverlangen nach § 200a AO (grundsätzlich für Steuern, die nach dem 31. Dezember 2024 entstehen, Art. 97 § 37 EGAO): Frühestens sechs Monate nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann der Prüfer Sie förmlich zur Mitwirkung auffordern. Erfüllen Sie das Verlangen nicht innerhalb eines Monats, wird ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je Kalendertag festgesetzt, für höchstens 150 Tage. Können Unterlagen gar nicht vorgelegt werden, darf das Finanzamt schätzen (§ 162 AO).

Ein geordnetes Archiv ist deshalb nicht nur eine Pflichtübung, sondern spart in der Prüfung Zeit, Nerven und im Zweifel Geld.

Checkliste vor der Prüfung

Prüfungsanordnung lesen: Welche Jahre und Steuern werden geprüft? Wird schon eine Datenüberlassung angefordert?
Prüfen, ob alle Postfächer des Zeitraums im Archiv sind, auch die von ausgeschiedenen Beschäftigten und Sammeladressen.
Private oder vertrauliche Postfächer, die nicht geprüft werden sollen, vom Zugang ausnehmen.
Verfahrensdokumentation aktualisieren und bereitlegen, siehe unsere Vorlage für die Verfahrensdokumentation.
Einen Testexport für einen Monat erstellen und mit der Steuerberatung ansehen.
Prüferzugang erst anlegen, wenn der Prüfer ihn braucht, und mit Ablaufdatum.
Nach der Prüfung den Zugang widerrufen und das Protokoll ablegen.

Prüfen Sie auch, ob Unterlagen wegen der Prüfung länger aufbewahrt werden müssen als sonst; mehr dazu unter Fristen und Ablaufhemmung im Detail. Und falls Sie noch prüfen, ob Ihr heutiges Archiv überhaupt reicht: Die Anforderungen der GoBD an das Archiv haben wir in einer Checkliste zusammengefasst. Am besten probieren Sie Suche und Export aus, bevor der Prüfer kommt: das Archiv vor der Prüfung ausprobieren.

Stand: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Stimmen Sie den Ablauf der Prüfung und den Umfang des Datenzugriffs mit Ihrer Steuerberatung ab.

Quellen

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