Unveränderbar · vollständig · nachprüfbar

Revisionssichere E-Mail-Archivierung, ohne eigenen Server

Jede Mail im Original, mit Prüfsumme versiegelt und bis zum Ende der Frist gegen Löschen gesperrt. Nicht durch eine Einstellung, die ein Administrator ändern kann, sondern im Speicher selbst.

Löschsperre im Compliance-Modus: niemand kann löschen, auch wir nicht
Prüfsummen-Kette zeigt jede Lücke und jede Änderung
Zugriffsprotokoll, Export und Verfahrensdokumentation inklusive

Ein Postfach kostenlos testen Die sechs Anforderungen ansehen

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Speicher in Deutschland
ab 9 € netto im Monat

Mails werden in ein versiegeltes Archiv übernommen

Was revisionssicher bedeutet, und wie wir es umsetzen

Revisionssicher ist kein Gesetzesbegriff. Gemeint ist ein Archiv, das die Ordnungsvorschriften aus § 146 AO, die Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO und § 257 HGB und die GoBD des Bundesfinanzministeriums erfüllt. Für E-Mails lassen sich daraus sechs Anforderungen ableiten:

Anforderung	Was sie verlangt	So erfüllt Mailarchiv leicht sie
Vollständigkeit	Keine aufbewahrungspflichtige Mail darf fehlen.	Abholung jede Minute aus allen Ordnern oder per Journal-Adresse schon beim Versand, Altbestand per Import.
Unveränderbarkeit	Archivierte Mails dürfen nicht unbemerkt geändert oder gelöscht werden.	Original-EML, SHA-256 je Mail, Prüfsummen-Kette je Archiv, Löschsperre im Speicher bis Fristende.
Originalform	Elektronisch eingegangen heißt elektronisch aufbewahrt, ohne Verlust an Auswertbarkeit.	Wir speichern die Mail so, wie sie ankam, mit Kopfzeilen und Anhängen. Kein Umwandeln in PDF.
Ordnung und Auffindbarkeit	Jede Mail muss in angemessener Zeit wiederzufinden sein.	Index mit Datum, Absender, Empfänger, Betreff und Volltext, auch in PDF-Anhängen.
Verfügbarkeit	Lesbar und maschinell auswertbar während der ganzen Frist, auch für den Prüfer.	Ansicht im Browser, Export mit Index und Prüfsummen, Prüferzugang ab Team, nächtliche Integritätsprüfung.
Nachvollziehbarkeit	Wer hat wann was getan, und wie ist das Verfahren beschrieben?	Zugriffsprotokoll, das sich nur ergänzen lässt, und vorausgefüllte Verfahrensdokumentation als PDF.

Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung. Die einzelnen Randziffern der GoBD zu E-Mails erklärt der Ratgeber GoBD-Anforderungen an das Mailarchiv.

Drei Schutzschichten statt einem Versprechen

Jede Schicht allein wäre gut. Zusammen machen sie Änderungen technisch unmöglich oder sofort sichtbar.

Löschsperre im Speicher

Der Objektspeicher (S3 Object Lock im Compliance-Modus) verweigert das Löschen und Überschreiben bis zum Fristende. Diese Sperre lässt sich nicht verkürzen, von niemandem.

Prüfsummen-Kette

Jede Mail trägt ihre SHA-256-Prüfsumme, jede Prüfsumme hängt an der vorherigen. Fehlt eine Mail oder ändert sich ein Zeichen, fällt das bei der nächtlichen Prüfung und im Export auf.

Lückenloses Protokoll

Jede Suche, Ansicht, jeder Download, Export und Prüferzugriff wird festgehalten. Das Protokoll lässt sich nur ergänzen, nicht bearbeiten.

Ehrlich: was Technik allein nicht leisten kann

Kein Anbieter kann Ihnen eine ordnungsgemäße Archivierung „bescheinigen“. Ein amtliches Zertifikat für Archiv-Software gibt es nicht, und Prüfberichte von Dritten binden das Finanzamt nicht. Ordnungsgemäß wird das Ganze erst, wenn auch die Organisation stimmt:

Alle geschäftlichen Postfächer sind angebunden, auch info@ und Sammelpostfächer.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Mails ins Archiv kommen und wer zugreift. Unsere Vorlage ist dafür schon ausgefüllt.
Der Umgang mit privaten Mails im Firmenpostfach ist geregelt.

Darum werben wir mit „GoBD-konform“, nicht mit „zertifiziert“. Wie Sie die Dokumentation vervollständigen: Verfahrensdokumentation Schritt für Schritt.

Sehen Sie das Siegel an Ihren eigenen Mails

Im Test zeigt jede Mail ihre Prüfsumme und „gesperrt bis“.

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Revisionssicher ab 9 € im Monat

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Löschsperre bis Fristende, Prüfsumme je Mail
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Fragen zur revisionssicheren Archivierung

Was bedeutet revisionssicher bei E-Mails?

Revisionssicher heißt: Jede Mail ist vollständig erfasst, liegt unverändert im Original vor, lässt sich während der ganzen Aufbewahrungsfrist wiederfinden und lesbar machen, und jeder Zugriff ist nachvollziehbar. Der Begriff steht nicht wörtlich im Gesetz; die Anforderungen dahinter stammen aus § 146 und § 147 AO, § 257 HGB und den GoBD des Bundesfinanzministeriums.

Gibt es ein offizielles Zertifikat für revisionssichere Archivierung?

Nein. Die Finanzverwaltung erteilt keine Zertifikate für Software, auch Prüfberichte von Dritten binden das Finanzamt nicht. Ob Ihre Archivierung ordnungsgemäß ist, hängt immer auch von Ihrer Organisation ab. Wir liefern die Technik und eine vorausgefüllte Verfahrensdokumentation und werben deshalb mit GoBD-konform, nie mit zertifiziert.

Ist eine Datensicherung nicht schon ein Archiv?

Nein. Eine Sicherung wird regelmäßig überschrieben, enthält auch gelöschte oder geänderte Stände nicht zuverlässig und ist meist nicht durchsuchbar. Ein revisionssicheres Archiv hält jede Mail einzeln, unveränderbar und auffindbar über die ganze Frist.

Kann ein Administrator archivierte Mails trotzdem löschen?

Nein. Die Löschsperre sitzt im Objektspeicher selbst, im Compliance-Modus. Bis zum Ende der Frist kann sie niemand aufheben: kein Administrator in Ihrer Firma, kein Mitarbeiter bei uns.

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