So schützen wir Ihr Mailarchiv
Ein Mailarchiv enthält Verträge, Rechnungen, Personaldaten und Geschäftsgeheimnisse aus vielen Jahren. Hier steht nachprüfbar, wie Mailarchiv leicht der IDO GmbH diese Daten schützt, wo sie liegen und was nach einer Kündigung mit ihnen passiert. Ohne Siegel, die wir nicht haben.
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AV-Vertrag inklusive · Rechenzentren in Deutschland · monatlich kündbar
Auf einen Blick
Eigener Schlüssel je Archiv
Jede Mail wird vor dem Speichern mit dem Schlüssel Ihres Archivs verschlüsselt.
Löschsperre im Speicher
S3 Object Lock im Compliance-Modus: bis Fristende kann niemand löschen, auch wir nicht.
Prüfsummen-Kette
SHA-256 je Mail, verkettet je Archiv, jede Nacht nachgerechnet.
Rechenzentren in Deutschland
Anwendung und Objektspeicher bei der Hetzner Online GmbH.
Zwei-Faktor-Anmeldung
Per Authenticator-App, mit Notfallcodes für ein verlorenes Handy.
Löschen durch Schlüsselvernichtung
Nach Kündigung und Exportfrist wird der Schlüssel vernichtet, die Mails sind unlesbar.
Verschlüsselung mit eigenem Schlüssel je Archiv
Jedes Archiv bekommt bei der Anlage einen eigenen, zufälligen Datenschlüssel. Mit ihm verschlüsseln wir jede Mail, bevor sie den Server verlässt (XSalsa20-Poly1305 aus der Bibliothek libsodium). Diese Verschlüsselung erkennt auch Manipulationen: Wurde eine gespeicherte Mail verändert, lässt sie sich nicht mehr entschlüsseln.
Der Datenschlüssel liegt nur verschlüsselt in unserer Datenbank, verschlüsselt mit einem Hauptschlüssel, den wir getrennt vom Server aufbewahren. Wer nur den Objektspeicher oder nur eine Datenbanksicherung in die Hände bekäme, könnte keine Mail lesen. Die Zugangsdaten zu Ihren Postfächern speichern wir ebenfalls verschlüsselt (AES-256-GCM) und nutzen sie ausschließlich zum lesenden Abholen. Alle Verbindungen, zu Ihnen wie zu Ihrem Mailserver, laufen verschlüsselt.
Löschsperre: unveränderbar bis zum Ende der Frist
Die verschlüsselten Mails liegen im Objektspeicher mit S3 Object Lock im Compliance-Modus. Jede Mail bekommt beim Speichern ein Ablaufdatum der Sperre, standardmäßig den 31. Dezember ihres Jahres plus zehn Jahre. Bis dahin verweigert der Speicher jedes Löschen und Überschreiben. Im Compliance-Modus lässt sich die Sperre nicht verkürzen oder aufheben, auch nicht von uns als Betreiber.
Das ist der Unterschied zu einer Einstellung in einer Software: Selbst wenn jemand unser Konto übernähme, könnte er Ihre Mails nicht löschen.
Prüfsummen-Kette und nächtliche Prüfung
Für jede Mail berechnen wir die SHA-256-Prüfsumme des Originals. Daraus und aus dem vorherigen Kettenwert, der laufenden Nummer und dem Zeitpunkt der Archivierung entsteht ein Kettenwert. Fehlt eine Mail oder wurde ein Eintrag geändert, stimmt ab dieser Stelle keine Kette mehr. Der jeweils letzte Kettenwert steht im Protokoll und in jedem Export, sodass auch ein Prüfer die Kette nachrechnen kann. Jede Nacht prüfen wir die Integrität der Archive.
Wo Ihre Daten liegen
Anwendung, Datenbank und Objektspeicher betreiben wir bei der Hetzner Online GmbH in deutschen Rechenzentren. Die Server verwalten wir selbst, Hetzner stellt Rechenzentrum, Hardware und Objektspeicher. Hetzner lässt sein Informationssicherheits-Managementsystem nach ISO/IEC 27001 zertifizieren (Zertifikat bei Hetzner). Das ist ein Nachweis für das Rechenzentrum, kein Zertifikat der IDO GmbH.
Die Bezahlung des Abos läuft über Stripe; Karten- oder Kontodaten erhält nur Stripe, mit Ihren Mails hat Stripe nichts zu tun. Die verbindliche Liste aller Unterauftragsverarbeiter mit Anschrift und Zweck steht im AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Neue Dienstleister kündigen wir vorher per E-Mail an.
Wer auf Ihr Archiv zugreifen kann
- Sie mit Ihrem Passwort, auf Wunsch mit Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App. Passwörter speichern wir nur als Hash (Argon2id), Anmeldeversuche sind begrenzt.
- Ein Betriebsprüfer oder Ihre Steuerberatung nur, wenn Sie einen Prüferzugang anlegen (ab dem Plan Team): per Link und getrennt übermitteltem Code, zeitlich begrenzt und nur für den Zeitraum, den Sie freigeben.
- Wir nur, wenn es für den Betrieb oder Ihre Anfrage nötig ist, im Rahmen des AV-Vertrags. Unsere Betreiber-Übersicht zeigt Kennzahlen, keine Mailinhalte.
Jede Suche, jede Ansicht, jeder Download, jeder Export und jeder Prüferzugriff wird protokolliert. Das Protokoll lässt sich nur ergänzen, nicht ändern, und Sie können es im Konto einsehen.
Test, Kündigung und Löschen
| Fall | Was mit den Mails passiert |
|---|---|
| Test ohne Anmeldung, keine Registrierung | Nach 7 Tagen vernichten wir den Schlüssel des Test-Archivs, auf Wunsch sofort. Die Mails sind danach unlesbar. |
| Aufbewahrungsfrist einer Mail abgelaufen | Die Sperre endet, die Mail kann gelöscht werden, wie es die DSGVO verlangt. |
| Kündigung des Abos | 90 Tage lang können Sie alles als ZIP mit Original-Mails, Index und Prüfsummen exportieren. Danach vernichten wir den Schlüssel Ihres Archivs. |
So passen Löschsperre und Datenschutz zusammen: Die verschlüsselten Objekte können wegen der Sperre noch bis zum Fristende im Speicher liegen, sind ohne Schlüssel aber für niemanden mehr lesbar (Krypto-Löschung).
Website ohne Fremdanbieter
Unsere Seiten laden nur eigene Dateien: keine Skripte, Schriften, Videos oder Werbung fremder Anbieter, deshalb auch kein Cookie-Banner. Formulare schützt ein Bot-Schutz, der im Browser rechnet, ohne Google und ohne Captcha. Besucher zählen wir auf dem eigenen Server ohne Cookies.
Ehrlich zu GoBD und Zertifikaten
Ein amtliches GoBD-Zertifikat für Software gibt es nicht, deshalb werben wir mit „GoBD-konform“ und nicht mit „zertifiziert“. Mailarchiv leicht erfüllt die technischen Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Datenzugriff; für die ordnungsgemäße Archivierung insgesamt bleibt Ihr Unternehmen verantwortlich. Was dazugehört, steht unter GoBD-Anforderungen an E-Mails.
Sicherheitslücke gefunden?
Schreiben Sie uns an info@mailarchiv-leicht.de oder über das Kontaktformular. Wir prüfen jeden Hinweis.
Unterlagen
- AV-Vertrag als PDF mit technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Datenschutzerklärung
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
- Impressum der IDO GmbH