E-Rechnung per E-Mail empfangen und richtig archivieren

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 18.10.2026

Bei einer E-Rechnung ist die XML-Datei das Original, nicht das, was Sie am Bildschirm sehen. Eine XRechnung, die per Mail kommt, müssen Sie deshalb als XML-Datei aufbewahren, eine ZUGFeRD-Rechnung als vollständiges PDF mit den eingebetteten XML-Daten, und zwar acht Jahre lang unverändert und maschinell auswertbar. Ausdrucken, als Bild speichern oder nur die lesbare Ansicht ablegen reicht nicht. Am sichersten archivieren Sie die ganze Mail mit Anhang im Originalzustand, so wie sie angekommen ist.

Was eine E-Rechnung ist

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In der Praxis sind das zwei Formate:

Format	Wie es aussieht	Was das Original ist
XRechnung	eine reine XML-Datei, ohne Programm nur als Code lesbar	die XML-Datei
ZUGFeRD / Factur-X	ein PDF (PDF/A-3), das normal aussieht und in das die Rechnungsdaten als XML eingebettet sind	das ganze PDF mit der eingebetteten XML
normales PDF, Scan, Word-Datei	sieht aus wie eine Rechnung, enthält aber keine strukturierten Daten	keine E-Rechnung, sondern eine „sonstige Rechnung“; aufbewahrt wird die Datei

Die meisten E-Rechnungen kommen per Mail. Damit wird Ihr Postfach zum Eingangskanal für Buchungsbelege, und die Frage, wie Sie Mails archivieren, wird zur Frage, wie Sie Ihre Rechnungen aufbewahren.

Warum die XML das Original ist

Bei einer E-Rechnung zählen die strukturierten Daten. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums gehen bei einer hybriden Rechnung wie ZUGFeRD die Angaben im XML-Teil vor, wenn das sichtbare PDF etwas anderes zeigt. Die GoBD in der Fassung vom 14. Juli 2025 stellen klar: Aufzubewahren ist der strukturierte Teil; das lesbare Bild muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es weitere, für die Besteuerung wichtige Informationen enthält.

Schon die GoBD von 2019 nennen ZUGFeRD als Beispiel: Entscheidend ist nicht, ob der Empfänger nur das Rechnungsbild nutzt, sondern dass die XML-Daten vorhanden sind. Sie dürfen nicht durch eine Umwandlung, etwa in ein Bildformat, gelöscht werden (Rz. 125 und 129). Wer eine ZUGFeRD-Rechnung ausdruckt und einscannt oder in ein TIFF umwandelt, vernichtet also das Original.

Was Sie wie lange aufbewahren müssen

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, empfangene wie selbst ausgestellte (§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine E-Rechnung vom Mai 2026 bewahren Sie also bis zum 31. Dezember 2034 auf, wenn keine Ablaufhemmung greift. Wie die Fristen genau laufen, steht unter acht Jahre ab Jahresende: so rechnen Sie.

Und die Mail selbst? Dient sie nur als Umschlag für die Rechnung, ist sie nach den GoBD nicht aufbewahrungspflichtig (Rz. 121). Steht aber etwas Relevantes im Text, etwa eine abweichende Zahlungsvereinbarung oder ein Hinweis auf eine Gutschrift, ist sie ein Geschäftsbrief. Weil sich das im Alltag nicht sauber trennen lässt, ist es am einfachsten, die Mail mit allen Anhängen als Ganzes zu archivieren.

Typische Fehler bei E-Rechnungen aus dem Postfach

Ausdrucken und Mail löschen: Der Ausdruck ist keine E-Rechnung, das Original ist weg.
Nur die Ansicht speichern: Viele Programme zeigen eine XRechnung als lesbares PDF an. Dieses PDF ist eine Visualisierung, nicht das Original. Bewahren Sie die XML auf.
Umbenennen, umwandeln, „optimieren“: Ein PDF-Werkzeug, das Dateien verkleinert oder in ein anderes PDF-Format umwandelt, kann die eingebettete XML entfernen.
Weiterleiten statt archivieren: Wer Rechnungen an die Buchhaltung weiterleitet und das Original löscht, hat danach nur noch eine Kopie in einer anderen Mail.
Dokumentenmanagement ohne Prüfung: Klären Sie, ob Ihr Buchhaltungs- oder DMS-System die XML unverändert speichert oder nur das Bild übernimmt.
Ablage im Dateisystem: Ein Ordner „Rechnungen 2026“ auf dem Server ist nicht unveränderbar (GoBD Rz. 110).

Welche Anforderungen ein Archiv darüber hinaus erfüllen muss, beschreibt der Beitrag zur maschinellen Auswertbarkeit nach den GoBD und den anderen Grundsätzen.

So archivieren Sie E-Rechnungen aus dem Postfach richtig

Die Mail mit allen Anhängen im Originalformat archivieren, bevor jemand sie löschen oder verschieben kann.
Die XML oder das ZUGFeRD-PDF unverändert lassen, auch wenn Sie eine lesbare Fassung für die Buchhaltung erzeugen.
Die Rechnung prüfen und buchen; Buchungsvermerke oder Kontierungen getrennt vom Original speichern oder so, dass der Originalzustand erhalten bleibt (GoBD Rz. 123).
Sicherstellen, dass Sie die Rechnung über Jahre wiederfinden, etwa über Absender, Datum, Rechnungsnummer oder Betrag.
Für die Prüfung bereithalten: Der Prüfer kann die Originaldateien in maschinell auswertbarer Form verlangen. Wie das geht, steht unter E-Rechnungen für den Prüfer exportieren.

So hilft Mailarchiv leicht bei E-Rechnungen

Mailarchiv leicht speichert jede Mail als unverändertes Original mit allen Anhängen, verschlüsselt und mit Löschsperre bis zum Ende der Frist. Für E-Rechnungen kommen drei Dinge dazu:

Erkennung: Beim Archivieren prüfen wir die Anhänge. XML-Dateien im Format XRechnung (UBL oder CII) und PDF-Dateien mit eingebetteter ZUGFeRD- oder Factur-X-XML werden als E-Rechnung markiert.
Filter „nur E-Rechnungen“: In der Suche zeigen Sie mit einem Klick alle Mails mit E-Rechnung, etwa für einen Monat oder einen Lieferanten. Auch der Export lässt sich darauf beschränken.
Volltextsuche im Anhang: Wir durchsuchen auch den Text von PDF-Anhängen und den Inhalt der XML, sodass Sie eine Rechnung über Rechnungsnummer oder Betrag finden.

Die voreingestellte Frist von zehn Jahren ab Jahresende deckt die acht Jahre für Rechnungen ab. Und weil Sie die Original-XML jederzeit herunterladen können, bleibt sie für Ihre Buchhaltungssoftware nutzbar. Ein Überblick über das ganze Archiv steht auf der Seite GoBD-gerechtes Archiv für alle Postfächer.

E-Rechnungen lesen und selbst schreiben

Eine XRechnung ist ohne passendes Programm nur Code. Zum Ansehen und Prüfen gibt es den kostenlosen Viewer unseres Schwesterprodukts E-Rechnung leicht, ebenfalls von der IDO GmbH. Dort können Sie auch selbst XRechnung und ZUGFeRD erstellen, was für Rechnungen an andere Unternehmen ab 2027 oder 2028 Pflicht wird. Gesendete E-Rechnungen landen über den Ordner „Gesendet“ ebenfalls im Archiv, als Doppel Ihrer Ausgangsrechnung.

Häufige Fragen zu E-Rechnungen im Archiv

Reicht es, wenn die Rechnung in der Buchhaltungssoftware liegt?

Wenn Ihre Buchhaltung die XML-Datei unverändert übernimmt und während der ganzen Frist unveränderbar aufbewahrt, kann das genügen. Prüfen Sie das genau: Manche Programme speichern nur ein Bild der Rechnung oder die ausgelesenen Werte. Das Archiv der Mail ist dann Ihr Nachweis für das Original, wie es angekommen ist, mit Absender und Eingangszeitpunkt.

Was gilt für Rechnungen, die ich selbst per Mail verschicke?

Auch das Doppel Ihrer Ausgangsrechnung müssen Sie acht Jahre aufbewahren. Wird die Rechnung in einem Programm erzeugt, aus dem sich jederzeit ein inhaltlich identisches Exemplar erstellen lässt, muss nach der Änderung der GoBD vom Juli 2025 nicht zwingend zusätzlich eine bildhafte Kopie gespeichert werden. Archivieren Sie den Ordner „Gesendet“ mit, haben Sie die verschickte Fassung trotzdem im Original, was bei Streit über den Inhalt hilft.

Was ist mit normalen PDF-Rechnungen?

Ein PDF ohne strukturierte Daten ist keine E-Rechnung, aber weiterhin eine Rechnung. Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen solche Rechnungen in vielen Fällen noch verschicken, für kleinere Betriebe gilt die Übergangszeit bis Ende 2027. Auch diese PDFs bewahren Sie acht Jahre unverändert auf, im Archiv genauso wie E-Rechnungen.

Checkliste E-Rechnung im Postfach

Jede Mail mit Rechnung wird automatisch und unverändert archiviert.
XML und ZUGFeRD-PDF werden nie umgewandelt oder ausgedruckt als Ersatz aufbewahrt.
Die Frist ist auf mindestens acht Jahre ab Jahresende eingestellt.
Rechnungen lassen sich nach Absender, Zeitraum und Inhalt wiederfinden.
Ausgangsrechnungen werden ebenfalls archiviert.

Ob in Ihrem Postfach schon E-Rechnungen liegen, sehen Sie in wenigen Minuten: E-Rechnungen im eigenen Postfach finden lassen, ohne Anmeldung, mit dem Filter „nur E-Rechnungen“.

Stand: Oktober 2026. Die Verwaltungsauffassung zur E-Rechnung wird laufend ergänzt; dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen

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