IONOS · IMAP · Server wird erkannt
IONOS-Postfächer GoBD-konform archivieren
Ihre Postfächer bleiben bei IONOS, Ihr Mailprogramm bleibt, wie es ist. Sie geben Adresse und Passwort ein, wir erkennen den IONOS-Server und archivieren ab sofort jede Mail unveränderbar, in Rechenzentren in Deutschland.
- Keine Einstellung bei IONOS nötig, kein Wechsel des Tarifs
- Alle Ordner, auch Gesendet und Unterordner, rein lesend
- Archiv bleibt, auch wenn Sie später den Anbieter wechseln
- Ohne Anmeldung
- Postfach bleibt unverändert
- ab 9 € netto im Monat
IONOS-Postfach verbinden: drei Schritte
Adresse eingeben
Zum Beispiel
info@ihre-firma.de. An den DNS-Einträgen Ihrer Domain sehen wir, dass sie bei IONOS liegt, und wählen den Serverimap.ionos.demit verschlüsselter Verbindung über Port 993.Postfach-Passwort eingeben
Das Passwort des E-Mail-Postfachs, nicht das des IONOS-Kundenkontos. Wir speichern es verschlüsselt und nutzen es nur zum Lesen.
Archiv füllt sich
Im Test archivieren wir die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet. Nach der Registrierung holen wir alle älteren Mails aus allen Ordnern und danach jede Minute die neuen.
Nutzen Sie noch POP3?
Dann löscht Ihr Mailprogramm Mails oft nach dem Abruf vom Server, und gesendete Mails liegen nur auf dem PC. Stellen Sie auf IMAP um oder lassen Sie Kopien auf dem Server. Alles, was schon nur auf dem PC liegt, laden Sie als PST (Outlook) oder MBOX (Thunderbird) hoch.
Ihr IONOS-Postfach im Archiv, in wenigen Minuten
Ohne Anmeldung, ohne Zahlungsdaten. Der Test wird nach 7 Tagen gelöscht.
Warum ein eigenes Archiv neben dem Postfach
Ein Postfach bei IONOS ist zum Arbeiten da. Für die GoBD braucht es mehr.
Im Postfach ist alles löschbar
Jeder mit dem Passwort kann Mails löschen, verschieben oder ändern. Im Archiv sperrt der Speicher jede Mail bis zum Fristende, auch gegen uns.
Alle Postfächer an einem Ort
info@, rechnung@ und die Postfächer Ihrer Mitarbeiter in einer Suche, auch nachdem jemand das Unternehmen verlassen hat.
Bereit für den Prüfer
Export mit Index und Prüfsummen, Prüferzugang ab dem Plan Team und eine Verfahrensdokumentation, die wir für Sie vorausfüllen.
Manche Hoster bieten eigene Archiv-Zusätze an. Wenn Sie so einen Zusatz prüfen, fragen Sie nach Löschsperre, Prüfsummen, Prüferzugang, Export und Verfahrensdokumentation. Unser Archiv funktioniert dagegen mit jedem Anbieter, auch wenn Postfächer bei mehreren liegen.
Was nach dem Verbinden passiert
Einmal eingerichtet, läuft die Archivierung Ihrer IONOS-Postfächer von selbst.
-
Postfach verbinden
Adresse und Passwort eingeben, den Server erkennen wir selbst. Für Microsoft 365 und Google Workspace gibt es eine Journal-Adresse, alte Mails laden Sie als PST, MBOX oder EML hoch.
-
Automatisch versiegelt
Jede Minute holen wir neue Mails ab, nur lesend. Jede Mail wird unverändert gespeichert, verschlüsselt, mit Prüfsumme versehen und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt.
-
In Sekunden finden
Volltextsuche in Betreff, Text und PDF-Anhängen. Für die Betriebsprüfung exportieren Sie mit einem Klick oder geben dem Prüfer einen eigenen Lesezugang.
Was die Archivierung Ihrer IONOS-Postfächer kostet
Zusätzlich zu Ihrem IONOS-Tarif, monatlich kündbar.
Start
9 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Bis zu 3 Postfächer
- 15 GB Archivspeicher
- IMAP, Journal-Adresse und Import von PST, MBOX, EML
- Löschsperre bis Fristende, Prüfsumme je Mail
- Volltextsuche auch in PDF-Anhängen
- Export für die Betriebsprüfung
- Verfahrensdokumentation als PDF
- AV-Vertrag und Zugriffsprotokoll
Team
29 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Start“, plus:
- Bis zu 15 Postfächer
- 75 GB Archivspeicher
- Prüferzugang für Betriebsprüfer und Steuerberater
- Lesezugang nur für den freigegebenen Zeitraum
Business
79 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Team“, plus:
- Bis zu 50 Postfächer
- 300 GB Archivspeicher
- Weitere Postfächer zubuchbar, je 1,50 € im Monat, ohne Obergrenze
- Für Journalregeln über viele Postfächer
Erst sehen, wie Ihre Mails im Archiv aussehen? Ein Postfach ohne Anmeldung testen: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv.
Nur für Unternehmen. Nach der Registrierung 7 Tage alle Funktionen ohne Zahlungsdaten. Ist der Speicher voll, archivieren wir trotzdem weiter und geben Ihnen Bescheid. Plan jederzeit wechseln.
Fragen zu IONOS
Welches Passwort brauche ich für mein IONOS-Postfach?
Das Passwort des E-Mail-Postfachs, mit dem Sie sich auch in Outlook oder im Webmailer anmelden, nicht das Passwort Ihres IONOS-Kundenkontos. Haben Sie es nicht mehr, setzen Sie es im IONOS-Kundenbereich unter E-Mail neu; danach müssen Sie es auch in Ihrem Mailprogramm neu eintragen.
Welche Serverdaten nutzt Mailarchiv leicht bei IONOS?
Wir erkennen IONOS an Ihrer Domain und verbinden uns verschlüsselt mit imap.ionos.de über Port 993. Sie müssen nichts eintragen. Liegen Ihre Postfächer bei IONOS als Microsoft Exchange, nutzen Sie statt IMAP die Journal-Adresse.
Meine Mitarbeiter rufen Mails per POP3 ab. Geht das trotzdem?
Wir archivieren, was im Postfach auf dem Server liegt. Löscht ein POP3-Programm Mails nach dem Abruf vom Server, sehen wir sie nur, wenn wir schneller sind; gesendete Mails liegen bei POP3 meist nur auf dem PC. Stellen Sie das Mailprogramm deshalb am besten auf IMAP um oder lassen Sie Kopien auf dem Server. Ältere Mails vom PC laden Sie als PST oder MBOX hoch.
Was passiert mit dem Archiv, wenn ich von IONOS zu einem anderen Anbieter wechsle?
Nichts. Das Archiv liegt bei uns, unabhängig von Ihrem Mailanbieter. Nach dem Umzug verbinden Sie einfach das neue Postfach, und alle bisherigen Mails bleiben gesperrt und durchsuchbar.
Ihre Postfächer liegen bei einem anderen Anbieter? Archivierung für STRATO-Kunden funktioniert genauso, ebenso jedes andere IMAP-Postfach. Warum die Archivierung Pflicht ist, steht in den GoBD-Regeln für E-Mails.
Sehen Sie Ihre eigenen Mails im Archiv
Verbinden Sie ein Postfach ohne Anmeldung: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv. Gefällt es Ihnen, übernehmen Sie das Test-Archiv mit der Registrierung und nutzen 7 Tage alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten.
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