Wie revisionssicher technisch geht
Löschsperre, Prüfsummen-Kette und Protokoll erklärt.
Mit Randziffern und Quellen
E-Mail-Archivierung nach GoBD: was gilt und wie Sie es erfüllen
Die GoBD verlangen, dass geschäftliche E-Mails vollständig, unverändert und elektronisch aufbewahrt werden, sechs bis zehn Jahre lang, und dass der Betriebsprüfer darauf zugreifen kann. Hier steht, was das konkret heißt, und wie Mailarchiv leicht jede Pflicht erfüllt.
- Verfahrensdokumentation inklusive
- Export für den Datenzugriff
- Speicher in Deutschland
Kurz gesagt
- Mails mit der Funktion eines Geschäftsbriefs oder Buchungsbelegs sind aufbewahrungspflichtig.
- Elektronisch eingegangen heißt elektronisch aufbewahren, ein PDF-Ausdruck reicht nicht.
- Fristen: 6, 8 oder 10 Jahre ab Ende des Kalenderjahres.
- Das Finanzamt darf auf die Daten zugreifen, auf drei Wegen.
- Das Verfahren muss dokumentiert sein.
Welche E-Mails unter die GoBD fallen
Die GoBD sind ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Sie legen fest, wie die Finanzverwaltung die Aufbewahrungspflichten aus § 147 AO bei elektronischen Unterlagen versteht. Für E-Mails ist Randziffer 121 entscheidend: Es kommt auf Inhalt und Funktion an, nicht auf die Form.
- Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs (Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Reklamation, Vertragsabsprache) oder eines Buchungsbelegs (zum Beispiel eine Rechnung im Mailtext).
- Nicht aufbewahrungspflichtig ist eine Mail, die nur als „Transportmittel“ dient, etwa für eine angehängte Rechnung, und sonst nichts Relevantes enthält. Der Anhang selbst muss aber aufbewahrt werden.
- Private Mails, Werbung und Newsletter sind keine Geschäftsbriefe.
In der Praxis steht in der „Transport-Mail“ oft doch ein Satz zu Skonto, Liefertermin oder Preis. Weil niemand jede Mail einzeln einordnen kann, archivieren die meisten Unternehmen alle geschäftlichen Mails vollständig, und genau so arbeitet Mailarchiv leicht. Welche Mails Sie genau betreffen, zeigt der Ratgeber Archivierungspflicht für E-Mails.
Elektronisch eingegangen, elektronisch aufbewahrt
Nach Randziffer 119 müssen elektronisch eingegangene Unterlagen in dieser Form aufbewahrt werden und dürfen vor Ablauf der Frist nicht gelöscht werden. Eine Umwandlung, die die maschinelle Auswertbarkeit verringert, ist nach Randziffer 129 unzulässig. Die GoBD nennen dazu selbst das Beispiel der E-Mail als PDF-Datei: Die Informationen aus dem Kopf der Mail, etwa zum Absender und zum Zugang, gehen dabei verloren.
So machen wir es
Wir speichern jede Mail als unverändertes Original (EML) mit allen Kopfzeilen und Anhängen. Für die Ansicht und Suche lesen wir sie aus, das Original bleibt unberührt und ist jederzeit als .eml herunterladbar.
Wie lange Sie E-Mails aufbewahren müssen
| Art der Mail | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
| Buchungsbelege, z. B. Rechnungen | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG |
| Bücher, Jahresabschlüsse, Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Mail empfangen oder abgesandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Mailarchiv leicht sperrt jede Mail deshalb standardmäßig bis zum 31. Dezember ihres Jahres plus zehn Jahre, die Frist ist einstellbar. Beispiele und Sonderfälle: Aufbewahrungsfristen für E-Mails im Detail.
Datenzugriff in der Betriebsprüfung: Z1, Z2, Z3
Nach § 147 Abs. 6 AO und den Randziffern 165 bis 167 der GoBD darf der Prüfer auf drei Wegen auf Ihre Daten zugreifen. Mailarchiv leicht bedient alle drei.
Z1: unmittelbarer Zugriff
Der Prüfer liest selbst im System. Bei uns: der Prüferzugang ab dem Plan Team, nur lesend, nur für den freigegebenen Zeitraum, zeitlich begrenzt und protokolliert.
Z2: mittelbarer Zugriff
Sie oder Ihre Steuerberatung werten nach Vorgabe des Prüfers aus. Bei uns: Suche mit Filtern für Zeitraum, Postfach, Richtung, Anhang und E-Rechnungen.
Z3: Datenträgerüberlassung
Der Prüfer bekommt die Daten in maschinell auswertbarer Form. Bei uns: ZIP mit Original-Mails, index.csv für Excel oder IDEA und den Prüfsummen.
Ablauf einer Prüfung und typische Fragen: So läuft der Datenzugriff auf E-Mails ab.
Verfahrensdokumentation: Pflicht, aber kein Hexenwerk
Nach Randziffer 151 der GoBD braucht jedes DV-System eine Verfahrensdokumentation, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Verfahrens für einen sachverständigen Dritten verständlich hervorgehen. Für das Mailarchiv heißt das: Welche Postfächer werden wie erfasst, wie sind die Mails geschützt, wer darf zugreifen, was passiert nach Fristende.
Mailarchiv leicht erzeugt diese Dokumentation aus Ihren Kontodaten vorausgefüllt als PDF. Sie ergänzen nur Ihre internen Abläufe, etwa wer neue Postfächer anmeldet.
GoBD-Checkliste für Ihr Mailarchiv
Alle geschäftlichen Postfächer erfassen
Auch Sammelpostfächer wie info@ oder rechnung@ und Postfächer von Mitarbeitern, die mit Kunden schreiben.
Mails im Original sichern
Kein Ausdruck, kein PDF als einziger Beleg. Kopfzeilen und Anhänge müssen erhalten bleiben.
Löschen und Ändern technisch verhindern
Eine Richtlinie „bitte nichts löschen“ reicht nicht. Bei uns verhindert das die Löschsperre im Speicher.
Altbestand übernehmen
Mails der vergangenen Jahre aus PST-Dateien oder alten Postfächern gehören mit ins Archiv.
Datenzugriff vorbereiten
Export und Prüferzugang testen, bevor der Prüfer kommt.
Verfahren dokumentieren
Verfahrensdokumentation herunterladen, ergänzen und zu den Unterlagen nehmen.
Punkte 1 bis 3 in wenigen Minuten
Postfach verbinden, die Mails werden im Original versiegelt.
Fragen zur GoBD-Archivierung
Gelten die GoBD auch für kleine Unternehmen und Freiberufler?
Die GoBD gelten für alle, die nach Steuerrecht Bücher führen, Aufzeichnungen machen oder Unterlagen aufbewahren müssen, auch bei Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Seit der Änderung vom 11. März 2024 steht ausdrücklich darin, dass bei kleinen Unternehmen mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung auch die Unternehmensgröße zu berücksichtigen ist. Rechnungen, die per Mail kommen oder gehen, müssen praktisch alle Unternehmer nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren. Welche Pflichten genau für Sie gelten, klären Sie am besten mit Ihrer Steuerberatung.
Darf ich E-Mails als PDF ausdrucken oder speichern?
Als alleinige Aufbewahrung nicht. Elektronisch eingegangene Unterlagen müssen in dieser Form aufbewahrt werden, und eine Umwandlung darf die maschinelle Auswertbarkeit nicht verringern. Die GoBD nennen ausdrücklich die Mail als PDF als Beispiel: Dabei gehen die Kopfzeilen mit Absender und Zustellweg verloren.
Muss die E-Mail aufbewahrt werden, wenn nur eine Rechnung angehängt ist?
Dient die Mail nur als Transportmittel und enthält darüber hinaus nichts Aufbewahrungspflichtiges, ist sie nach den GoBD selbst nicht aufbewahrungspflichtig, die angehängte Rechnung aber schon. Sobald im Text etwa Absprachen zu Preis, Skonto oder Lieferung stehen, wird die Mail selbst zum Geschäftsbrief. Weil sich das im Alltag kaum zuverlässig trennen lässt, archivieren wir jede Mail samt Anhang.
Brauche ich eine Verfahrensdokumentation für das Mailarchiv?
Ja. Die GoBD verlangen für jedes DV-System, das aufbewahrungspflichtige Unterlagen verarbeitet, eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Mails ins Archiv kommen, wie sie geschützt sind und wer zugreift. Mailarchiv leicht erzeugt sie mit Ihren Angaben vorausgefüllt als PDF.
Ist Mailarchiv leicht GoBD-zertifiziert?
Ein amtliches GoBD-Zertifikat gibt es nicht, und Bescheinigungen Dritter binden das Finanzamt nicht. Mailarchiv leicht erfüllt die technischen Anforderungen an Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Auffindbarkeit und Datenzugriff. Für die ordnungsgemäße Archivierung insgesamt bleibt Ihr Unternehmen verantwortlich, unsere Verfahrensdokumentation hilft dabei.
Quellen:
- GoBD, BMF-Schreiben vom 28.11.2019 (Kopie beim Bayerischen Landesamt für Steuern)
- Änderung der GoBD vom 11.03.2024 (BMF)
- § 257 HGB, Aufbewahrung von Unterlagen
Allgemeine Information, keine Rechts- oder Steuerberatung.
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