Für Handwerk, Büros, Praxen und Freiberufler
E-Mail-Archivierung für kleine Betriebe: einmal einrichten, nie mehr daran denken
Sie haben keine IT-Abteilung und keine Zeit für noch ein Programm. Brauchen Sie auch nicht: Postfach verbinden, fertig. Ab dann ist jede geschäftliche Mail unveränderbar archiviert und in Sekunden gefunden, wenn Steuerberatung oder Finanzamt fragen.
- Eingerichtet wie ein Postfach am Handy: Adresse und Passwort
- Bis zu 3 Postfächer für 9 € netto im Monat
- Kein Server, keine Software, keine Wartung
- Ohne Anmeldung
- Ansprechpartner in Oschersleben
- monatlich kündbar
Ein typischer Fall: die Tischlerei mit drei Postfächern
Der Inhaber schreibt mit Kunden über seine eigene Adresse, das Büro bearbeitet Anfragen und Rechnungen über info@ und rechnung@. Angebote, Auftragsbestätigungen und Lieferantenrechnungen laufen per Mail. Genau diese Mails müssen über Jahre aufbewahrt werden, und genau sie verschwinden, wenn jemand das Postfach aufräumt oder der alte PC kaputtgeht.
Montag, zehn Minuten
Die drei Postfächer verbinden. Wir holen alle vorhandenen Mails, auch aus Unterordnern und Gesendet.
Ab dann: nichts mehr
Jede Minute kommen neue Mails dazu, versiegelt und gesperrt. Niemand im Betrieb muss etwas anders machen.
Wenn jemand fragt
Die Steuerberatung braucht die Mails zu einem Auftrag? Suchen, als ZIP exportieren, weitergeben. Fertig.
Das Beispiel ist erfunden, der Ablauf nicht.
Was kleine Betriebe uns fragen
„Wir sind doch viel zu klein dafür.“
Die Aufbewahrungspflichten hängen nicht an der Größe. Rechnungen per Mail etwa muss jeder Unternehmer acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG). Die GoBD sagen seit 2024 nur, dass bei kleinen Unternehmen auch die Größe zu berücksichtigen ist. Mehr im Ratgeber Wer zur E-Mail-Archivierung verpflichtet ist.
„Wir haben doch eine Datensicherung.“
Eine Sicherung schützt vor Festplattenschäden, nicht vor dem Löschen: Was gelöscht wurde, ist nach ein paar Sicherungen auch dort weg. Und eine Sicherung beweist nicht, dass eine Mail unverändert ist. Das Archiv sperrt jede Mail bis zum Fristende und hält ihre Prüfsumme fest.
„Das ist bestimmt kompliziert.“
Wenn Sie schon einmal ein Postfach in Outlook oder am Handy eingerichtet haben, schaffen Sie das auch. Den Server erkennen wir selbst. Im Test sehen Sie nach wenigen Minuten Ihre eigenen Mails im Archiv.
„Und wenn ich kündige?“
Monatlich kündbar. Danach haben Sie 90 Tage Zeit, alles als ZIP mit Original-Mails und Prüfsummen herunterzuladen. Erst dann vernichten wir den Schlüssel Ihres Archivs.
Probieren Sie es mit Ihrem info@-Postfach
Ohne Anmeldung, das Postfach bleibt unverändert.
So einfach läuft es ab
Ihr Mailprogramm bleibt, wie es ist. Sie verbinden Ihr Postfach einmal, alles Weitere läuft im Hintergrund.
-
Postfach verbinden
Adresse und Passwort eingeben, den Server erkennen wir selbst. Für Microsoft 365 und Google Workspace gibt es eine Journal-Adresse, alte Mails laden Sie als PST, MBOX oder EML hoch.
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Automatisch versiegelt
Jede Minute holen wir neue Mails ab, nur lesend. Jede Mail wird unverändert gespeichert, verschlüsselt, mit Prüfsumme versehen und bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gegen Löschen gesperrt.
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In Sekunden finden
Volltextsuche in Betreff, Text und PDF-Anhängen. Für die Betriebsprüfung exportieren Sie mit einem Klick oder geben dem Prüfer einen eigenen Lesezugang.
Für kleine Betriebe meist richtig: Start
Wenn Ihre Steuerberatung selbst ins Archiv schauen soll, nehmen Sie Team mit Prüferzugang.
Start
9 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Bis zu 3 Postfächer
- 15 GB Archivspeicher
- IMAP, Journal-Adresse und Import von PST, MBOX, EML
- Löschsperre bis Fristende, Prüfsumme je Mail
- Volltextsuche auch in PDF-Anhängen
- Export für die Betriebsprüfung
- Verfahrensdokumentation als PDF
- AV-Vertrag und Zugriffsprotokoll
Team
29 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Start“, plus:
- Bis zu 15 Postfächer
- 75 GB Archivspeicher
- Prüferzugang für Betriebsprüfer und Steuerberater
- Lesezugang nur für den freigegebenen Zeitraum
Business
79 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Team“, plus:
- Bis zu 50 Postfächer
- 300 GB Archivspeicher
- Weitere Postfächer zubuchbar, je 1,50 € im Monat, ohne Obergrenze
- Für Journalregeln über viele Postfächer
Erst sehen, wie Ihre Mails im Archiv aussehen? Ein Postfach ohne Anmeldung testen: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv.
Nur für Unternehmen. Nach der Registrierung 7 Tage alle Funktionen ohne Zahlungsdaten. Ist der Speicher voll, archivieren wir trotzdem weiter und geben Ihnen Bescheid. Plan jederzeit wechseln.
Fragen kleiner Betriebe
Muss mein kleiner Betrieb E-Mails überhaupt archivieren?
Die Größe allein befreit nicht. Rechnungen, die per Mail kommen oder gehen, muss jeder Unternehmer acht Jahre aufbewahren (§ 14b UStG), auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Wer Bücher führen muss, bewahrt zusätzlich Geschäftsbriefe sechs Jahre auf, und das gilt auch für E-Mails. Was genau für Ihren Betrieb gilt, klärt Ihre Steuerberatung; diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Ich habe keine IT-Abteilung. Schaffe ich das allein?
Ja. Sie brauchen nur die Adresse und das Passwort Ihres Postfachs, so wie beim Einrichten von Outlook oder des Handys. Den Server erkennen wir selbst. Es gibt nichts zu installieren und nichts zu warten. Wenn es hakt, rufen Sie uns in Oschersleben an.
Wie viele Postfächer brauche ich?
Jede Adresse mit eigenem Postfach zählt einmal, zum Beispiel info@, buero@ und die Adresse des Inhabers. Der Plan Start reicht für bis zu 3 Postfächer und kostet 9 Euro netto im Monat. Weiterleitungen und Aliase ohne eigenes Postfach zählen nicht.
Kann meine Steuerberatung ins Archiv schauen?
Ab dem Plan Team geben Sie Ihrer Steuerberatung oder einem Betriebsprüfer einen zeitlich begrenzten Lesezugang für einen bestimmten Zeitraum. Im Plan Start exportieren Sie die gewünschten Mails als ZIP und geben die Datei weiter.
Ihre Postfächer liegen bei IONOS oder STRATO? Hier die Anleitung für IONOS-Postfächer im Archiv und für STRATO-Postfächer im Archiv. Fristen im Detail: Wie lange E-Mails aufbewahrt werden müssen.
Einmal einrichten, nie mehr daran denken
Verbinden Sie ein Postfach ohne Anmeldung: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv. Gefällt es Ihnen, übernehmen Sie das Test-Archiv mit der Registrierung und nutzen 7 Tage alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten.
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