Aufbewahrungsfristen für E-Mails: 6, 8 oder 10 Jahre?

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 18.10.2026

Geschäftliche E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs müssen Sie sechs Jahre aufbewahren. Ist die Mail oder ihr Anhang ein Buchungsbeleg, etwa eine Rechnung, sind es seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre statt bisher zehn. Zehn Jahre gelten nur noch für Bücher, Jahresabschlüsse und die Unterlagen, die zu ihrem Verständnis nötig sind. Jede Frist beginnt erst am Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail ein- oder ausgegangen ist, und sie endet nicht, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung gebraucht werden.

Die Fristen auf einen Blick

Art der Mail	Beispiele	Frist	Grundlage
Handels- oder Geschäftsbrief	Anfrage, Angebot, Auftragsbestätigung, Reklamation, Vertragsänderung	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 2, 3 und Abs. 4 HGB
Buchungsbeleg	Rechnung, Gutschrift, Zahlungsavis, Kontoauszug, als Mail oder Anhang	8 Jahre (bis 2024: 10 Jahre)	§ 147 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 4 und Abs. 4 HGB
Rechnungen im Umsatzsteuerrecht	empfangene Rechnungen, Doppel eigener Rechnungen, E-Rechnungen	8 Jahre	§ 14b Abs. 1 UStG
Bücher und Organisationsunterlagen	Jahresabschluss, Inventar, Arbeitsanweisungen, Verfahrensdokumentation	10 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 3 AO, § 257 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 4 HGB
Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen	Schriftverkehr zu Verträgen, die für die Steuer wichtig sind	6 Jahre	§ 147 Abs. 1 Nr. 5 und Abs. 3 AO

Welche Mails überhaupt in diese Kategorien fallen, hängt von ihrem Inhalt ab, nicht von der Form. Das erklären wir im Beitrag darüber, welche Mails überhaupt aufbewahrt werden müssen.

Was sich 2025 geändert hat

Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) hat der Gesetzgeber die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt. Geändert wurden § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG. Die neue Frist gilt seit dem 1. Januar 2025.

Die Übergangsregel steht in Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO: Die acht Jahre gelten für alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist nach altem Recht am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Praktisch bedeutet das:

Buchungsbelege aus 2016 und früher durften (vorbehaltlich der Ablaufhemmung, siehe unten) ab dem 1. Januar 2025 vernichtet werden.
Belege aus 2017 durften ab dem 1. Januar 2026 weg, Belege aus 2018 ab dem 1. Januar 2027.

Für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute gilt das nicht: Bei ihnen bleibt es nach Art. 97 § 19a Abs. 3 EGAO und § 257 Abs. 4 Satz 2 HGB bei zehn Jahren.

Unverändert geblieben sind die sechs Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe und die zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Für die meisten E-Mails ändert sich also nur dann etwas, wenn sie selbst Buchungsbeleg sind oder einen Beleg im Anhang tragen.

Wann die Frist beginnt und endet

Die Frist beginnt nicht mit dem Tag der Mail, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Brief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO, § 257 Abs. 5 HGB). Eine Mail vom 2. Januar und eine vom 30. Dezember desselben Jahres haben also dasselbe Fristende.

Beispiel: Ein Betrieb erhält am 14. März 2026 eine Mail mit einer Reklamation und am selben Tag eine Mail mit einer Rechnung als PDF.

	Reklamation (Geschäftsbrief)	Rechnung (Buchungsbeleg)
Fristbeginn	31.12.2026	31.12.2026
Frist	6 Jahre	8 Jahre
Fristende	31.12.2032	31.12.2034
Löschen frühestens	ab 1.1.2033	ab 1.1.2035

Eine einfache Faustregel: Jahr der Mail plus Frist plus eins ergibt das erste Jahr, in dem Sie löschen dürfen, sofern keine Ablaufhemmung greift.

Achtung: Die Frist kann länger laufen

§ 147 Abs. 3 AO enthält einen Satz, der oft übersehen wird: Die Aufbewahrungsfrist läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für die die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Typische Fälle:

Eine Betriebsprüfung läuft oder ist angekündigt.
Gegen einen Steuerbescheid läuft ein Einspruch oder ein Klageverfahren.
Eine Steuererklärung wurde spät abgegeben, sodass die Festsetzungsfrist später beginnt.
Ein Bescheid steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung.

In solchen Fällen dürfen Sie die betroffenen Unterlagen auch nach Ablauf der regulären sechs oder acht Jahre nicht vernichten. Sprechen Sie vor dem Löschen größerer Bestände kurz mit Ihrer Steuerberatung.

Außerdem gilt: Kürzere Fristen aus anderen Gesetzen verkürzen die steuerliche Frist nicht (§ 147 Abs. 3 Satz 2 AO). Umgekehrt können andere Gründe dafür sprechen, Mails länger zu behalten, etwa Beweise für Gewährleistungsansprüche bei Bauwerken, die nach § 634a BGB erst nach fünf Jahren ab Abnahme verjähren.

Eine Mail, mehrere Fristen

Viele Mails sind beides zugleich: Der Text ist ein Geschäftsbrief (sechs Jahre), der Anhang eine Rechnung (acht Jahre). Dann gilt die längere Frist für die Mail als Ganzes, denn Mail und Anhang lassen sich im Original nicht sinnvoll trennen. Hinzu kommt: Im Alltag ordnet niemand jede einzelne Mail einer Kategorie zu. Ein Archiv braucht deshalb eine einheitliche Frist, die auch die Mails mit der längsten Pflicht abdeckt.

Die Frage ist also nicht „sechs oder acht Jahre?“, sondern: Welche Frist stelle ich für das ganze Archiv ein? Dafür gibt es zwei vernünftige Antworten:

Acht Jahre ab Jahresende decken Handelsbriefe und Buchungsbelege ab. Das genügt den meisten Unternehmen.
Zehn Jahre ab Jahresende geben zusätzlich Puffer für Ablaufhemmungen, für Mails mit Unterlagen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und für Unternehmen, für die weiter zehn Jahre gelten. Wer auf Nummer sicher gehen will, wählt diese Einstellung.

So regelt Mailarchiv leicht die Fristen

In Mailarchiv leicht ist die Frist für das ganze Archiv einstellbar. Voreingestellt ist das Ende des Kalenderjahres der Mail plus zehn Jahre. Diese Frist gilt für jede Mail einzeln: Eine Mail vom März 2026 ist bis zum 31. Dezember 2036 geschützt, eine aus dem Altbestand von 2019 nur bis zum 31. Dezember 2029.

Der Schutz ist technisch: Jede Mail liegt im Objektspeicher mit einer Löschsperre (Object Lock im Compliance-Modus) bis zum Ende ihrer Frist. Bis dahin kann sie niemand löschen oder überschreiben, weder Sie noch Ihre Mitarbeiter noch wir als Anbieter. Mehr zur Technik steht auf der Seite über revisionssichere Archivierung mit Löschsperre. Mails, deren Frist schon abgelaufen ist, etwa sehr alte Mails aus einem Import, sperren wir nicht.

Nach dem Ende der Frist darf eine Mail gelöscht werden, und aus Sicht des Datenschutzes sollte sie das in der Regel auch. Warum das so ist und wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im Beitrag Löschen nach Fristende und die DSGVO.

Häufige Fragen zu den Fristen

Gilt die Frist auch für Mails, die ich verschickt habe?

Ja. Aufzubewahren sind empfangene Handelsbriefe und „Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe“, also eine Kopie Ihrer ausgehenden Mails. Bei E-Mails ist das die Mail im Ordner „Gesendet“ oder die Kopie, die ein Journal an das Archiv schickt.

Was ist mit E-Rechnungen?

Für E-Rechnungen gelten wie für alle Rechnungen acht Jahre nach § 14b UStG. Aufzubewahren ist dabei vor allem die XML-Datei, also der strukturierte Teil. Einzelheiten stehen im Beitrag XRechnung und ZUGFeRD richtig aufbewahren.

Darf ich alte Mails einfach löschen, wenn die Frist um ist?

Steuerlich ja, solange keine Ablaufhemmung greift. Prüfen Sie aber, ob Sie eine Mail für einen laufenden Streit oder eine offene Prüfung brauchen. Wie Sie sich auf eine Prüfung vorbereiten, zeigt der Beitrag zur Vorbereitung auf die Außenprüfung.

Wie viel Speicher brauchen zehn Jahre Mails?

Das hängt vor allem von den Anhängen ab. Ein Postfach mit vielen PDF-Rechnungen und Fotos wächst schneller als eines mit reinem Text. Im Archiv sehen Sie jederzeit, wie viel belegt ist; wird der Speicher Ihres Plans voll, archivieren wir trotzdem weiter und geben Ihnen Bescheid. Eine Übersicht finden Sie unter Pläne und Speicherplatz im Vergleich.

Wie die Löschsperre im Alltag aussieht, können Sie ohne Anmeldung ausprobieren: Löschsperre an einem eigenen Postfach testen.

Stand der Rechtslage: Oktober 2026. Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Bei Sonderfällen, etwa laufenden Prüfungen oder Unternehmen der Finanzbranche, fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

Quellen

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