E-Mail-Archivierung: Wer ist dazu verpflichtet?

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 18.10.2026

Jedes Unternehmen, das Bücher oder steuerliche Aufzeichnungen führen muss, muss auch geschäftliche E-Mails aufbewahren, wenn sie die Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs haben. Das betrifft GmbH und UG ebenso wie den Handwerksbetrieb, die Hausverwaltung oder die Arztpraxis. Entscheidend ist nicht, dass es eine E-Mail ist, sondern was in ihr steht. Und weil sie elektronisch eingegangen ist, muss sie auch elektronisch und unverändert aufbewahrt werden; ein Ausdruck genügt nicht.

Die Rechtsgrundlagen: HGB und Abgabenordnung

Es gibt keine eigene „E-Mail-Archivierungspflicht“ im Gesetz. Die Pflicht ergibt sich aus zwei allgemeinen Vorschriften über die Aufbewahrung von Unterlagen, die für E-Mails genauso gelten wie für Papierbriefe:

Vorschrift	Wen sie trifft	Was für E-Mails wichtig ist
§ 257 HGB	jeden Kaufmann	empfangene Handelsbriefe und Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe (Abs. 1 Nr. 2 und 3), Buchungsbelege (Nr. 4)
§ 147 AO	jeden, der nach Steuergesetzen Bücher oder Aufzeichnungen führen muss	empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe, Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind
§ 14b UStG	jeden Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuerrechts	empfangene Rechnungen und Doppel der eigenen Rechnungen, auch wenn sie per Mail kommen

Wie die Finanzverwaltung diese Pflichten für elektronische Unterlagen auslegt, steht in den GoBD, den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024). Für E-Mails ist Randziffer 121 der Kern: Es kommt auf Inhalt und Funktion an, nicht auf die Bezeichnung. E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs sind „in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig“.

Wer muss E-Mails archivieren?

Die Frage lässt sich in drei Gruppen beantworten. Bei allen gilt: Die Rechtsform ist nur der Ausgangspunkt, wichtig ist, ob Sie Bücher führen oder steuerliche Aufzeichnungen machen müssen.

Wer	Grundlage	Was gilt für E-Mails
GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG, OHG, eingetragene Kaufleute	§ 238 und § 257 HGB, § 140 und § 147 AO	volle Pflicht: alle Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege, auch als E-Mail
Gewerbetreibende über den Grenzen des § 141 AO (Umsatz über 800.000 Euro oder Gewinn über 80.000 Euro)	§ 141 und § 147 AO	steuerliche Buchführungspflicht und damit dieselbe Aufbewahrungspflicht
Freiberufler, kleine Gewerbetreibende mit Einnahmen-Überschuss-Rechnung, Kleinunternehmer	§ 147 AO im Umfang der Aufzeichnungspflichten, § 14b UStG	mindestens Rechnungen und Belege; was darüber hinaus gilt, steht im nächsten Abschnitt

Kaufleute und Kapitalgesellschaften

Eine GmbH oder UG ist immer Kaufmann (Formkaufmann), ebenso eine AG. Einzelunternehmer und Personengesellschaften sind Kaufleute, wenn sie ein Handelsgewerbe betreiben, also einen Betrieb, der nach Art und Umfang eine kaufmännische Einrichtung erfordert, oder wenn sie im Handelsregister eingetragen sind. Für sie gilt § 257 HGB direkt. Einzelkaufleute, die zwei Jahre hintereinander nicht mehr als 800.000 Euro Umsatz und 80.000 Euro Jahresüberschuss haben, sind nach § 241a HGB von der handelsrechtlichen Buchführung befreit. Die steuerlichen Pflichten aus der Abgabenordnung bleiben davon aber unberührt.

Freiberufler und kleine Betriebe

Ärztinnen, Architekten, Steuerberaterinnen, Ingenieure oder Übersetzer sind keine Kaufleute und führen meist keine Bücher, sondern ermitteln ihren Gewinn mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Die Finanzverwaltung folgt hier der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs: Die Aufbewahrungspflicht nach § 147 AO reicht grundsätzlich nur so weit wie die Aufzeichnungspflicht (GoBD Rz. 113). Das heißt aber nicht, dass Sie nichts aufbewahren müssen. Rechnungen müssen alle Unternehmer nach § 14b UStG acht Jahre aufbewahren, auch Kleinunternehmer. Und Belege für Ihre Einnahmen und Ausgaben brauchen Sie für die Gewinnermittlung, egal ob sie auf Papier oder per Mail kommen.

In der Praxis raten wir auch kleinen Betrieben, den gesamten geschäftlichen Mailverkehr zu archivieren. Der Grund ist einfach: Im Alltag lässt sich nicht verlässlich trennen, welche Mail später für eine Rechnung, eine Reklamation oder eine Prüfung wichtig wird. Wer alles Geschäftliche aufbewahrt, hat die relevanten Mails sicher dabei.

Welche E-Mails gehören dazu?

Ein Handelsbrief ist nach § 257 Abs. 2 HGB jedes Schriftstück, das ein Handelsgeschäft betrifft, also seine Vorbereitung, seinen Abschluss, seine Durchführung oder seine Rückgängigmachung. Die Abgabenordnung spricht weiter von Handels- oder Geschäftsbriefen. Typische Beispiele:

In der Regel aufbewahrungspflichtig	In der Regel nicht aufbewahrungspflichtig
Anfragen, Angebote und Auftragsbestätigungen zu einem Auftrag	Werbung, Newsletter, Spam
Bestellungen, Lieferavis, Reklamationen, Mängelrügen	reine Terminabsprachen ohne geschäftlichen Inhalt
Verträge, Vertragsänderungen, Kündigungen	interne Abstimmungen ohne Bezug zu einem Geschäftsvorfall
Rechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Zahlungsavise (als Mail oder Anhang)	private Mails der Beschäftigten
Schriftverkehr mit Finanzamt, Banken und Versicherungen zu geschäftlichen Vorgängen	eine Mail, die nur als „Umschlag“ für eine angehängte Rechnung dient (der Anhang selbst bleibt pflichtig)

Den letzten Punkt regelt die Finanzverwaltung ausdrücklich: Dient eine E-Mail nur als Transportmittel für eine angehängte elektronische Rechnung und enthält sie keine weiteren aufbewahrungspflichtigen Informationen, muss die Mail selbst nicht aufbewahrt werden, wie früher der Briefumschlag (GoBD Rz. 121). Der Anhang dagegen ist ein Buchungsbeleg. Im Alltag trennt aber kaum jemand Mail und Anhang sauber, und oft steht im Mailtext doch etwas Wichtiges, etwa „Zahlbar ohne Abzug, Skonto nur bei Zahlung bis zum 15.“. Archivieren Sie deshalb die ganze Mail mit Anhang.

Ob auch Angebote, aus denen nie ein Auftrag wurde, Handelsbriefe sind, wird unterschiedlich beurteilt. Wer sie mitarchiviert, ist auf der sicheren Seite und verliert nichts.

Drei Beispiele aus dem Alltag

Der Elektrobetrieb als GmbH: Ein Kunde fragt per Mail nach einem Angebot für eine Wallbox, der Betrieb antwortet mit dem Angebot als PDF, der Kunde bestätigt, später kommt eine Mail mit einer Mängelrüge. Alle diese Mails sind Handelsbriefe. Die Rechnung, die der Betrieb per Mail verschickt, ist zusätzlich Buchungsbeleg.

Die Hausverwaltung als Einzelunternehmen: Handwerkerrechnungen kommen per Mail, Eigentümer schicken Fragen zur Abrechnung, die Bank bestätigt Lastschriften. Rechnungen und Belege sind in jedem Fall aufzubewahren. Ist die Hausverwaltung als Kaufmann tätig oder buchführungspflichtig, gilt das für den gesamten geschäftlichen Schriftverkehr.

Die Steuerkanzlei: Als Freiberufler ist die Kanzlei kein Kaufmann. Eingangsrechnungen, Honorarrechnungen und Belege müssen trotzdem aufbewahrt werden. Für Mandantenkorrespondenz gelten zusätzlich berufsrechtliche Pflichten zur Handakte, die hier nicht Thema sind.

Warum das Postfach allein nicht reicht

Viele verlassen sich darauf, dass die Mails ja „im Postfach liegen“. Für die Aufbewahrungspflicht reicht das aus mehreren Gründen nicht:

Unveränderbarkeit: Mails im Postfach lassen sich löschen, verschieben und bei manchen Programmen sogar bearbeiten. Die GoBD verlangen, dass eingegangene elektronische Unterlagen für die Dauer der Frist unveränderbar erhalten bleiben (Rz. 119). Ein normaler Mailserver kann das nicht nachweisen.
Vollständigkeit: Ein Mitarbeiter räumt sein Postfach auf, eine Auszubildende löscht versehentlich einen Ordner, ein Postfach wird nach dem Ausscheiden eines Kollegen gelöscht. Danach fehlen Mails, und niemand bemerkt es.
Ausdrucken ist keine Lösung: Elektronisch eingegangene Unterlagen dürfen nicht mehr ausschließlich ausgedruckt aufbewahrt werden (Rz. 119). Auch das Speichern als PDF ist heikel, weil dabei die Kopfzeilen der Mail verloren gehen und nicht mehr nachvollziehbar ist, wie die Mail tatsächlich angekommen ist (Rz. 129).
Anbieterwechsel: Wechselt der Betrieb den Mailanbieter oder kündigt ein Paket, sind alte Postfächer oft weg. Die Frist läuft aber weiter.

Was ein Archiv technisch leisten muss, damit es den GoBD genügt, erklären wir ausführlich im Beitrag darüber, was die GoBD im Einzelnen verlangen.

Was passiert, wenn Mails fehlen?

Ein festes Bußgeld für „nicht archivierte E-Mails“ gibt es nicht. Die Folgen sind indirekt, können aber teuer werden:

Kann ein Unternehmen Unterlagen nicht vorlegen oder ist die Buchführung nicht ordnungsgemäß, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 162 AO). Eine Schätzung fällt selten zu Ihren Gunsten aus.
Wer den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO nicht einräumt, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro (§ 146 Abs. 2c AO).
Ohne Belege fehlt der Nachweis für den Vorsteuerabzug aus Eingangsrechnungen.
Auch außerhalb des Steuerrechts brauchen Sie Ihre Mails: als Beweis bei Streit über Aufträge, Mängel oder Kündigungen.

Alles archivieren oder aussortieren?

Theoretisch müssten Sie jede Mail einzeln prüfen und nur die pflichtigen aufbewahren. Praktisch ist das nicht machbar: Bei einigen Dutzend Mails am Tag und mehreren Postfächern wird die Auswahl lückenhaft. Bewährt hat sich deshalb der umgekehrte Weg: alle geschäftlichen Mails automatisch archivieren, und zwar in dem Moment, in dem sie ein- oder ausgehen, bevor jemand sie löschen kann. Werbung und Spam mitzuarchivieren schadet steuerlich nicht.

Wichtig ist eine klare Regel für private Mails. Ist die private Nutzung der dienstlichen Adresse erlaubt, landen auch private Mails im Archiv. Wie Sie das datenschutzrechtlich sauber lösen, steht im Beitrag über private Mails und Datenschutz im Archiv. Wie lange Sie welche Mail aufbewahren müssen, zeigt unsere Übersicht der Fristen mit Rechenbeispielen.

So setzen Sie die Pflicht in der Praxis um

Postfächer erfassen: Schreiben Sie auf, welche geschäftlichen Adressen es gibt: persönliche Postfächer, info@, rechnung@, Sammeladressen. Vergessen Sie Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter nicht.
Altbestand sichern: Mails der vergangenen Jahre, die noch im Postfach oder in Outlook-Dateien liegen, gehören ins Archiv. Wie das geht, zeigt der Beitrag über ältere Mails aus Outlook übernehmen.
Laufend archivieren: Jede neue Mail sollte automatisch ins Archiv gehen, ohne dass jemand daran denken muss.
Regeln festhalten: Wer hat Zugriff, wie lange wird aufbewahrt, was gilt für private Mails? Das gehört in die Verfahrensdokumentation.
E-Rechnungen beachten: Seit 2025 kommen immer mehr Rechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD. Hier gilt die XML als Original, mehr dazu unter E-Rechnungen aus dem Postfach aufbewahren.

Mailarchiv leicht übernimmt die Schritte 2 und 3 ohne eigenen Server: Sie verbinden ein Postfach oder richten eine Journal-Adresse ein, und ab dann landet jede Mail unverändert, verschlüsselt und mit Löschsperre in einem Rechenzentrum in Deutschland. Wie das im Einzelnen abläuft, sehen Sie im Ablauf vom Verbinden bis zur Suche, die rechtlichen Grundlagen auf der Seite E-Mail-Archivierung nach GoBD ohne eigenen Server. Am schnellsten überzeugen Sie sich selbst: Archiv mit Ihren echten Mails ausprobieren, ohne Anmeldung.

Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die Rechtslage (Stand: Oktober 2026) und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen aufbewahrungspflichtig ist, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.

Quellen

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