Datenschutzerklärung

Kurz gesagt: Ihr Archiv ist mit einem eigenen Schlüssel verschlüsselt und liegt ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland. Die Mails darin verarbeiten wir nur in Ihrem Auftrag, ohne KI und ohne Übermittlung in Drittländer. Wir setzen keine Tracking-Cookies und verkaufen keine Daten. Nur wenn Sie über eine Google-Anzeige zu uns kommen, melden wir Google ohne Namen und E-Mail-Adresse, ob daraus eine Registrierung, ein verbundenes Postfach oder ein Abo wurde (siehe Kundenkonto). Einen Überblick über unsere Schutzmaßnahmen gibt die Seite Datenschutz und Sicherheit.

1. Verantwortlicher

IDO GmbH, Anderslebener Straße 40, 39387 Oschersleben, Telefon 03949 / 96572, E-Mail info@mailarchiv-leicht.de. Vertreten durch den Geschäftsführer Martin Leue.

Für die Inhalte der archivierten Mails ist nicht die IDO GmbH verantwortlich, sondern das Unternehmen, das sein Archiv bei uns führt. Wir verarbeiten sie als dessen Auftragsverarbeiter (siehe Abschnitt 5).

2. Aufruf der Website

Beim Aufruf verarbeitet unser Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browserkennung) in Server-Protokollen, um die Website auszuliefern und Angriffe abzuwehren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Zur Messung zählen wir, wie oft Seiten aufgerufen und Funktionen genutzt werden, getrennt nach Herkunft (zum Beispiel „Google-Suche“ oder „Google-Anzeige“). Dabei speichern wir nur Tageszählerstände, keine IP-Adressen und nichts, was Sie über den Tag hinaus wiedererkennt. Damit jeder Besucher nur einmal am Tag zählt, bilden wir aus IP-Adresse, Browserkennung und einem täglich neu erzeugten Zufallswert eine Prüfsumme (Hash). Aus ihr lässt sich die IP-Adresse nicht zurückrechnen; Prüfsummen und Zufallswert werden nach Ablauf des Tages gelöscht. Es werden dafür keine Cookies gesetzt und keine Dienste Dritter eingebunden. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen Reichweitenmessung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Außerdem misst ein kleines Skript auf unseren eigenen Seiten, wie lange eine Seite sichtbar geöffnet ist und wie weit nach unten gescrollt wurde. Dazu sendet Ihr Browser beim Laden und danach in kurzen Abständen die aufgerufene Seite, die Lesezeit in Sekunden, die Scrolltiefe in Prozent, einmalig die Herkunft (zum Beispiel „Google-Suche“) und ob es ein schmaler oder breiter Bildschirm ist, außerdem ob auf „Testen“ geklickt wurde, an unseren Server. Legen Sie ein Konto an, speichern wir dazu, von welcher unserer Seiten aus Sie zur Registrierung gekommen sind. Jeder Seitenaufruf erhält dafür eine zufällige Kennung, die nur für diesen einen Aufruf gilt und nicht in Ihrem Browser gespeichert wird; IP-Adressen speichern wir dabei nicht. Die Angaben werden nach spätestens 400 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, unsere Seiten verständlicher zu machen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

3. Kontaktformular, E-Mail, Telefon und Suche

Wenn Sie uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch erreichen, verarbeiten wir Ihre Angaben (beim Formular Name, Firma, E-Mail-Adresse und Nachricht), um Ihre Anfrage zu beantworten. Das Formular schickt Ihre Nachricht per E-Mail an unser Postfach; auf der Website selbst wird sie nicht gespeichert. Gegen Missbrauch zählen wir, wie oft von einem Anschluss aus gesendet wird; dafür speichern wir die IP-Adresse nur als Hash und löschen ihn nach einem Tag. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn Ihre Anfrage einen Vertrag mit uns oder dessen Anbahnung betrifft, sonst unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen Ihre Anfrage, wenn sie erledigt ist, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (etwa für Geschäftsbriefe) entgegenstehen.

Suchen Sie über die Suche auf unseren Seiten, durchsucht unser Server damit unsere Ratgeber und Seiten. Den Suchbegriff speichern wir nicht; wir zählen nur ohne jeden Bezug zu Ihnen, wie oft die Suche genutzt wird. Die Suche im Archiv eines Kunden ist davon getrennt (siehe Abschnitt 5).

4. Ein Postfach testen, ohne Konto

Unter „Testen“ können Sie ein Postfach verbinden, ohne ein Konto anzulegen. Dazu geben Sie die E-Mail-Adresse und das Passwort (oder ein App-Passwort) des Postfachs ein. Wir ermitteln daraus den passenden Mailserver, speichern das Passwort mit AES-256-GCM verschlüsselt und lesen die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, höchstens 1.000. Das Postfach selbst verändern wir nicht. Die Mails speichern wir wie in einem echten Archiv: im Original, verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel für Ihren Test, in Rechenzentren in Deutschland, dazu einen Suchindex mit Absender, Empfänger, Betreff, Text und dem Text von Anhängen, damit Sie suchen können.

Damit Ihr Browser den Test wiederfindet, setzen wir ein Cookie mit einer zufälligen Kennung (7 Tage gültig, nur über HTTPS, für Skripte nicht lesbar); in der Datenbank speichern wir nur eine Prüfsumme dieser Kennung. Das Cookie ist für die Funktion technisch erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Registrieren Sie sich nicht, löschen wir den Test nach 7 Tagen automatisch: Wir vernichten den Schlüssel, damit sind die Test-Mails für niemanden mehr lesbar; Suchindex und Postfach-Passwort löschen wir ebenfalls. Mit „Test löschen“ können Sie das jederzeit sofort auslösen. Registrieren Sie sich, wird der Test zum Archiv Ihres Kontos (Abschnitt 5).

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des von Ihnen gewünschten Tests). Für personenbezogene Daten Dritter in den Mails, etwa Ihrer Kunden und Kollegen, handeln wir nur auf Ihre Weisung; die Regeln unseres Vertrags zur Auftragsverarbeitung wenden wir entsprechend an. Verbinden Sie bitte nur Postfächer, die Sie archivieren lassen dürfen.

5. Kundenkonto und Archiv

Für die Archivierung legen Sie ein Konto an. Wir speichern Firmenname, Ihre E-Mail-Adresse, ein Passwort nur als Hash (Argon2id), Ihre Firmendaten für Rechnung und Verfahrensdokumentation, Ihre Einstellungen (etwa die Aufbewahrungsfrist) und, wenn Sie sie einschalten, das Geheimnis der Zwei-Faktor-Anmeldung (verschlüsselt) und Ihre Notfallcodes (nur als Prüfsumme). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Konten, die nie bestätigt werden, löschen wir nach 7 Tagen.

Die archivierten Mails mit Anhängen, den Suchindex, die Zugangsdaten Ihrer Postfächer, Prüferzugänge und das Zugriffsprotokoll Ihres Archivs verarbeiten wir in Ihrem Auftrag: Für diese Daten sind Sie verantwortlich, und wir sind Ihr Auftragsverarbeiter. Dafür gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO, der Bestandteil unserer AGB ist. Er beschreibt Art der Daten, technische Maßnahmen, Löschfristen und alle Unterauftragsverarbeiter; im Konto finden Sie ihn unter „Einstellungen“ als PDF.

Im Konto unter „Einstellungen“ können Sie den Vertrag zusätzlich ausdrücklich abschließen. Dann speichern wir, um den Vertragsschluss nachweisen zu können, den Namen und die Funktion der Person, die ihn abschließt, Firmenname und Anschrift aus Ihren Firmendaten, die E-Mail-Adresse des Kontos, Datum und Uhrzeit, die Fassung des Vertrags und das dabei erzeugte PDF; die IP-Adresse speichern wir dafür nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartei sind, im Übrigen unser berechtigtes Interesse, den Vertragsschluss nachweisen zu können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Nach dem Ende Ihres Abos können Sie Ihr Archiv 90 Tage lang exportieren. Danach vernichten wir den Schlüssel Ihres Archivs; die Mails sind dann für niemanden mehr lesbar, Suchindex und Exporte löschen wir, die verschlüsselten Objekte, sobald ihre Löschsperre abläuft. Endet eine Testphase ohne Abo, gilt dasselbe 30 Tage nach ihrem Ende. Löschen Sie Ihr Konto selbst, vernichten wir den Schlüssel sofort. Kontodaten löschen wir mit dem Konto, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (etwa für unsere Rechnungen an Sie).

Wenn Sie über eine Anzeige zu uns gekommen sind, speichern wir am Konto die Herkunft (zum Beispiel Quelle, Kampagne und die von Google vergebene Klick-Kennung „gclid“), um den Erfolg unserer Werbung zu messen. Kam Ihr Konto über eine Google-Anzeige, stellen wir für Konten, die in den letzten 90 Tagen angelegt wurden, der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, eine Datei bereit, die Google Ads über eine verschlüsselte, passwortgeschützte Verbindung abruft (Offline-Conversion-Import). Sie enthält die Klick-Kennung, den Zeitpunkt der Registrierung, des ersten verbundenen Postfachs und der ersten Zahlung sowie den Preis Ihres Plans. Name, Firmenname, E-Mail-Adresse und Inhalte Ihres Archivs übermitteln wir dabei nicht. Google kann diese Daten auch in den USA verarbeiten; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Erfolgsmessung unserer Werbung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können dem jederzeit per E-Mail widersprechen; die Angaben werden dann gelöscht und nicht mehr an Google gemeldet.

Im eingeloggten Bereich setzen wir ein Sitzungs-Cookie, das für die Anmeldung technisch erforderlich ist (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG) und mit dem Schließen des Browsers oder nach spätestens 8 Stunden ohne Aktivität verfällt. Dasselbe gilt für Prüfer, die sich mit einem Prüferzugang anmelden.

6. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Abos werden über Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Dublin 2, Irland, abgewickelt. Beim Abschluss werden Sie auf eine Seite von Stripe weitergeleitet; Zahlungsdaten (zum Beispiel Karten- oder Kontonummer) erhält nur Stripe, nicht wir. Wir übermitteln Firmenname und E-Mail-Adresse und erhalten von Stripe den Status Ihres Abos. Inhalte Ihres Archivs erhält Stripe nicht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Stripe kann Daten auch in den USA verarbeiten; Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln. Weitere Informationen: stripe.com/de/privacy.

7. E-Mails von uns

Mails zu Ihrem Konto, etwa Bestätigungs- und Passwort-Mails, Hinweise auf Störungen eines Postfachs, auf vollen Speicher oder das Ende der Exportfrist, versenden wir über unseren Mailserver. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Werbung schicken wir Ihnen nicht ohne Ihre Einwilligung.

8. Hosting

Anwendung, Datenbank, die Abholung der Mails und der Objektspeicher mit den verschlüsselten Original-Mails laufen in Rechenzentren der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in Deutschland. Die Server betreiben und verwalten wir selbst, Hetzner stellt Rechenzentrum, Hardware und Objektspeicher. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erbringung unserer Leistungen) und lit. f (unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und zuverlässigen Betrieb).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Wenden Sie sich dazu an info@mailarchiv-leicht.de. Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Landesbeauftragten für den Datenschutz Sachsen-Anhalt.

Stehen Ihre Daten in den archivierten Mails eines unserer Kunden, etwa weil Sie mit ihm korrespondiert haben, ist dieses Unternehmen dafür verantwortlich. Wenden Sie sich bitte zuerst dorthin; Anfragen, die bei uns eingehen, leiten wir an den Kunden weiter. Beachten Sie, dass Unternehmen geschäftliche Mails oft aufgrund gesetzlicher Pflichten aufbewahren müssen; dann kann eine Löschung vor Ablauf der Frist ausgeschlossen sein (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO).

Stand: 18. Oktober 2026