Hunderte Postfächer archivieren
Business-Plan, Journal und Prüferzugang für den Mittelstand.
Microsoft 365 · Exchange Online
Microsoft 365 Mails GoBD-konform archivieren, mit einer Journalregel
Eine Journalregel in Exchange Online schickt eine Kopie jeder Mail an Ihre Journal-Adresse, ein- und ausgehend, für alle Postfächer. Wir versiegeln sie unveränderbar in Deutschland. Ohne Passwort, ohne Software, ohne Zusatzlizenz von Microsoft.
- Jede Mail wird erfasst, bevor jemand sie löschen kann
- Getrennt von Ihrem Mandanten: Löschsperre, die kein Admin aufheben kann
- Prüferzugang, Export und Verfahrensdokumentation fertig dabei
- 7 Tage ohne Zahlungsdaten
- AV-Vertrag inklusive
- monatlich kündbar
Aufbewahrung in Microsoft 365 ist kein fertiges GoBD-Archiv
Microsoft 365 bringt je nach Lizenz Aufbewahrungsrichtlinien, Archivpostfächer und Beweissicherung (Litigation Hold) mit. Das sind gute Werkzeuge gegen versehentliches Löschen. Für die GoBD fehlt aber einiges, das Sie selbst bauen und pflegen müssten:
| Was | Aufbewahrung in Microsoft 365 | Mit Mailarchiv leicht |
|---|---|---|
| Einrichtung | Richtlinien selbst planen, Umfang und Dauer festlegen, Lizenzen prüfen | Eine Journalregel, Frist ab Werk zehn Jahre |
| Schutz vor Admins | Richtlinien lassen sich ändern, solange keine Aufbewahrungssperre gesetzt ist | Löschsperre im Speicher, getrennt vom Mandanten |
| Wenn ein Admin-Konto übernommen wird | Postfächer und Aufbewahrung liegen im selben Mandanten | Archiv liegt bei uns, mit eigenem Schlüssel |
| Nachweis der Unverändertheit | Nicht als Prüfsumme je Mail für den Prüfer sichtbar | SHA-256 je Mail, Prüfsummen-Kette, Prüfsummen im Export |
| Betriebsprüfung | Export per eDiscovery, Zugang für Prüfer selbst über Rollen abbilden | Export mit index.csv, Prüferzugang nur für den freigegebenen Zeitraum |
| Verfahrensdokumentation | Selbst schreiben | Vorausgefüllt als PDF |
Stand Oktober 2026, ohne Gewähr für Ihren Mandanten. Funktionsumfang und Bezeichnungen hängen bei Microsoft von Lizenz und Version ab.
Journalregel in Exchange Online einrichten: Schritt für Schritt
Sie brauchen ein Konto mit Administratorrechten für Exchange Online. Die Menübezeichnungen können je nach Sprache und Stand des Portals leicht abweichen.
-
Journal-Adresse kopieren
Nach der Registrierung finden Sie im Konto unter „Postfächer“ die Journal-Adresse Ihres Archivs, zum Beispiel:
kennung@journal.mailarchiv-leicht.de -
Journalregeln öffnen
Im Microsoft Purview-Portal unter Lösungen › Datenlebenszyklusverwaltung › Exchange (Legacy) › Journalregeln. Im klassischen Exchange Admin Center heißt der Weg Compliance-Verwaltung › Journalregeln.
-
Adresse für unzustellbare Berichte festlegen
Microsoft verlangt einmalig ein Postfach, an das Journalberichte gehen, die nicht zugestellt werden konnten. Nehmen Sie ein eigenes Postfach, zum Beispiel journal-fehler@ Ihrer Domain, und nehmen Sie es nicht selbst in die Journalregel auf.
-
Neue Regel anlegen
„Journalberichte senden an“: Ihre Journal-Adresse. Name: zum Beispiel „Mailarchiv leicht“. Nachrichten von oder an: alle Benutzer oder bestimmte Empfänger. Art der Nachrichten: alle Nachrichten, also intern und extern. Speichern.
-
Eingang prüfen
Schon die nächsten Mails erscheinen in Ihrem Archiv. Im Konto sehen Sie, wann die letzte Mail über die Journal-Adresse ankam.
Lieber per PowerShell? Mit dem Modul ExchangeOnlineManagement genügt:
Connect-ExchangeOnline
New-JournalRule -Name "Mailarchiv leicht" -JournalEmailAddress "kennung@journal.mailarchiv-leicht.de" -Scope Global -Enabled $true
Microsofts eigene Beschreibung: Microsoft-Dokumentation zu Journalregeln. Arbeiten Sie hybrid mit einem lokalen Exchange-Server, braucht es laut Microsoft die gleiche Regel zusätzlich auf dem lokalen Server.
Altbestand nicht vergessen
Die Journalregel erfasst Mails ab dem Moment, in dem sie aktiv ist. Ältere Mails exportieren Sie als PST-Datei und laden sie im Konto hoch. Wie das geht: Outlook-Daten als PST sichern.
Was Sie zusätzlich bekommen
Eine Suche über alle Postfächer
Auch über Postfächer ausgeschiedener Mitarbeiter, deren Lizenz Sie längst gekündigt haben. Volltext auch in PDF-Anhängen.
Prüferzugang ohne Microsoft-Konto
Der Betriebsprüfer bekommt einen Link und einen Code, sieht nur den freigegebenen Zeitraum und bekommt kein Konto in Ihrem Mandanten.
Zweiter Ort, deutsches Rechenzentrum
Die Mails liegen verschlüsselt bei Hetzner in Deutschland, unabhängig von Ihrem Microsoft-Mandanten.
Erst ansehen, wie das Archiv aussieht?
Verbinden Sie ein beliebiges anderes IMAP-Postfach, etwa bei IONOS oder STRATO, ohne Anmeldung.
Preise für Microsoft-365-Mandanten
Für Mandanten mit vielen Postfächern ist Business der richtige Plan, weitere Postfächer buchen Sie einzeln dazu.
Start
9 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Bis zu 3 Postfächer
- 15 GB Archivspeicher
- IMAP, Journal-Adresse und Import von PST, MBOX, EML
- Löschsperre bis Fristende, Prüfsumme je Mail
- Volltextsuche auch in PDF-Anhängen
- Export für die Betriebsprüfung
- Verfahrensdokumentation als PDF
- AV-Vertrag und Zugriffsprotokoll
Empfohlen
Team
29 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Start“, plus:
- Bis zu 15 Postfächer
- 75 GB Archivspeicher
- Prüferzugang für Betriebsprüfer und Steuerberater
- Lesezugang nur für den freigegebenen Zeitraum
Business
79 € / Monat
zzgl. USt. · monatlich kündbar
- Alles aus „Team“, plus:
- Bis zu 50 Postfächer
- 300 GB Archivspeicher
- Weitere Postfächer zubuchbar, je 1,50 € im Monat, ohne Obergrenze
- Für Journalregeln über viele Postfächer
Erst sehen, wie Ihre Mails im Archiv aussehen? Ein Postfach ohne Anmeldung testen: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv.
Nur für Unternehmen. Nach der Registrierung 7 Tage alle Funktionen ohne Zahlungsdaten. Ist der Speicher voll, archivieren wir trotzdem weiter und geben Ihnen Bescheid. Plan jederzeit wechseln.
Fragen zu Microsoft 365
Reicht die Aufbewahrung in Microsoft 365 nicht für die GoBD?
Microsoft 365 bringt Aufbewahrungsrichtlinien, Archivpostfächer und Beweissicherung mit, je nach Lizenz. Ein fertiges GoBD-Archiv ist das aber nicht: Sie müssen die Richtlinien selbst planen, einrichten und dokumentieren, Administratoren können sie ändern, solange keine Aufbewahrungssperre gesetzt ist, und Prüferzugang, Export für die Datenträgerüberlassung und Verfahrensdokumentation bauen Sie selbst. Mailarchiv leicht liefert das fertig und hält die Mails getrennt von Ihrem Mandanten.
Kann ich Microsoft 365 auch per IMAP verbinden?
Für Exchange Online hat Microsoft die einfache Anmeldung mit Passwort per IMAP abgeschaltet. Deshalb nutzen Sie bei Microsoft 365 die Journal-Adresse: Sie braucht kein Passwort, erfasst alle Postfächer auf einmal und auch Mails, die jemand gleich wieder löscht.
Was ist mit den Mails von vor der Journalregel?
Die Journalregel erfasst nur neue Mails. Ältere Mails exportieren Sie als PST-Datei, zum Beispiel aus Outlook oder per eDiscovery-Export, und laden sie im Archiv hoch. Doppelte Mails erkennen wir an der Prüfsumme.
Zählt jedes Postfach im Mandanten?
Es zählen die Postfächer, deren Mails über die Journalregel bei uns ankommen. Sie können die Regel auf alle Postfächer oder auf bestimmte Empfänger beschränken. Bei mehr als 50 Postfächern buchen Sie im Plan Business weitere für je 1,50 € im Monat dazu.
Braucht Microsoft dafür eine bestimmte Lizenz?
Journalregeln sind eine Funktion von Exchange Online. Ob sie in Ihrem Mandanten verfügbar sind, sehen Sie im Microsoft Purview-Portal unter den Journalregeln oder fragen Ihren Microsoft-Partner. Für unser Archiv brauchen Sie keine zusätzliche Microsoft-Lizenz wie Exchange Online Archiving.
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Welche Mails, wie lange, in welcher Form.
Archiv ohne eigenen Server
Vergleich mit Archiv-Software wie MailStore.
Journalregel heute einrichten, ab sofort jede Mail sicher
Registrieren Sie sich, kopieren Sie Ihre Journal-Adresse und legen Sie die Regel an. 7 Tage alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten, danach monatlich kündbar.
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