Für 50, 100 oder mehr Postfächer

E-Mail-Archivierung für den Mittelstand: alle Postfächer, ein Archiv

Eine Journalregel erfasst jede Mail aller Mitarbeiter, auch von neuen und ausgeschiedenen. Jede Mail wird unveränderbar in Deutschland gesperrt, Betriebsprüfer bekommen einen eigenen Zugang, und Ihr Datenschutzbeauftragter findet alle Unterlagen fertig vor.

Business mit 50 Postfächern, weitere einzeln zubuchbar, ohne Obergrenze
Journal für Microsoft 365, Google Workspace und eigene Mailserver
Prüferzugang, Zugriffsprotokoll, Verfahrensdokumentation, AV-Vertrag

Ein Postfach kostenlos testen Einführung mit uns besprechen

Speicher in Deutschland
AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
monatlich kündbar

Viele Postfächer laufen in einem Archiv zusammen

Alle Postfächer erfassen, ohne jedes einzeln anzufassen

Je nach Mailsystem wählen Sie den passenden Weg. Die Wege lassen sich kombinieren.

Microsoft 365 und Exchange Online

Eine Journalregel für den ganzen Mandanten schickt jede Mail an Ihre Journal-Adresse. Kein Passwort, kein Eingriff in die Postfächer. Die Einrichtung der Journalregel in Microsoft 365 dauert wenige Minuten.

Weiterleitungs- oder BCC-Regel an das Archiv

Google Workspace und eigene Mailserver

In Google Workspace legen Sie eine Weiterleitungsregel mit zusätzlichem Empfänger an, auf eigenen Mailservern eine BCC- oder Journalregel. Jede ein- und ausgehende Mail landet bei uns.

Einzelne Postfächer per IMAP

Für Postfächer bei anderen Anbietern, etwa einer Tochterfirma, verbinden Sie IMAP. Ältere Mails übernehmen Sie per Import von PST, MBOX oder EML.

Betriebsprüfung ohne Suchaktion

Im Mittelstand ist die Außenprüfung kein seltenes Ereignis. Statt Mitarbeitern tagelang Mails heraussuchen zu lassen, geben Sie dem Prüfer einen eigenen Lesezugang: per Link und getrennt übermitteltem Code, zeitlich begrenzt, nur für den freigegebenen Zeitraum, auf Wunsch mit Export. Jeder seiner Zugriffe steht im Protokoll.

Für die Datenträgerüberlassung exportieren Sie ein ZIP mit Original-Mails, index.csv für IDEA und den Prüfsummen. Was Prüfer verlangen dürfen: E-Mails in der Außenprüfung.

Unterlagen für Datenschutz und Revision

Vertrag zur Auftragsverarbeitung, im Konto ausdrücklich abschließbar
Zugriffsprotokoll über jede Suche, Ansicht, jeden Download und Export
Verfahrensdokumentation, vorausgefüllt mit Ihren Postfächern und Quellen
Aufbewahrungsfrist einstellbar, danach Löschung möglich

Wie Aufbewahrungspflicht und DSGVO zusammenpassen, erklärt der Ratgeber E-Mail-Archivierung und Datenschutz. Technische Maßnahmen im Detail: Sicherheitskonzept des Archivs.

Wenn Mitarbeiter gehen, bleiben die Mails

Das Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters kostet Lizenz und Speicher, löschen traut sich trotzdem niemand. Mit dem Archiv können Sie es löschen: Seine geschäftlichen Mails bleiben bis zum Fristende gesperrt und über die Suche auffindbar.

Sicher auch bei einem Angriff

Das Archiv liegt getrennt von Ihrem Mailsystem, verschlüsselt mit eigenem Schlüssel. Selbst wenn ein Administrator-Konto in Ihrem Mailsystem übernommen wird, kann darüber niemand archivierte Mails löschen: Die Löschsperre sitzt im Speicher.

Erst mit einem Postfach testen, dann ausrollen

Sehen Sie Suche und Siegel mit echten Mails, bevor Sie die Journalregel für alle anlegen.

Pilot-Postfach verbinden

Business: ab 79 € für 50 Postfächer

Jedes weitere Postfach buchen Sie einzeln dazu. Netto, monatlich kündbar.

Start

9 € / Monat

zzgl. USt. · monatlich kündbar

Bis zu 3 Postfächer
15 GB Archivspeicher
IMAP, Journal-Adresse und Import von PST, MBOX, EML
Löschsperre bis Fristende, Prüfsumme je Mail
Volltextsuche auch in PDF-Anhängen
Export für die Betriebsprüfung
Verfahrensdokumentation als PDF
AV-Vertrag und Zugriffsprotokoll

Start wählen

Fragen aus dem Mittelstand

Wir haben mehr als 50 Postfächer. Gibt es eine Obergrenze?

Nein. Der Plan Business enthält 50 Postfächer und 300 GB für 79 Euro netto im Monat. Jedes weitere Postfach buchen Sie für 1,50 Euro im Monat dazu, bei 80 Postfächern also 30 weitere. Ist der Speicher voll, archivieren wir trotzdem weiter und geben Ihnen Bescheid.

Wie erfassen wir alle Postfächer, ohne jedes einzeln zu verbinden?

Mit der Journal-Adresse Ihres Archivs. In Microsoft 365 und Exchange Online legen Sie eine Journalregel an, in Google Workspace eine Weiterleitungsregel und auf eigenen Mailservern eine BCC-Regel. Dann kommt jede ein- und ausgehende Mail bei uns an, auch von neuen Mitarbeitern, ohne dass jemand daran denken muss.

Was passiert mit dem Postfach eines ausgeschiedenen Mitarbeiters?

Seine Mails bleiben im Archiv bis zum Ende der Frist gesperrt und durchsuchbar. Sie können das Postfach beim Mailanbieter löschen und die Lizenz kündigen, ohne aufbewahrungspflichtige Mails zu verlieren.

Gibt es einen AV-Vertrag und Unterlagen für unseren Datenschutzbeauftragten?

Ja. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit technischen und organisatorischen Maßnahmen und der Liste der Unterauftragsverarbeiter steht öffentlich auf unserer Website und lässt sich im Konto ausdrücklich abschließen. Dazu kommen Zugriffsprotokoll und die vorausgefüllte Verfahrensdokumentation.

Können wir den Altbestand mehrerer Jahre übernehmen?

Ja. Laden Sie PST-, MBOX-, EML- oder ZIP-Dateien im Konto hoch, auch in mehreren Teilen. Doppelte Mails erkennen wir an der Prüfsumme. Bei sehr großen Beständen sprechen Sie uns vorher an, dann planen wir den Import gemeinsam.

Sie nutzen heute eine installierte Archiv-Software? Lesen Sie den Vergleich mit MailStore Server. Grundlagen: GoBD-Pflichten für E-Mails.

Mit einem Pilot-Postfach starten, dann für alle einschalten

Verbinden Sie ein Postfach ohne Anmeldung: Wir archivieren die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, Sie suchen darin wie im echten Archiv. Gefällt es Ihnen, übernehmen Sie das Test-Archiv mit der Registrierung und nutzen 7 Tage alle Funktionen, ohne Zahlungsdaten.

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Keine Installation · Speicher in Deutschland · AV-Vertrag inklusive · monatlich kündbar