Outlook-PST archivieren: Warum das allein nicht reicht

Von Martin Leue, Geschäftsführer der IDO GmbH Aktualisiert am 18.10.2026

Was Outlook „Archivieren“ nennt, ist keine Archivierung im Sinne der GoBD. Die Schaltfläche verschiebt Mails nur in einen anderen Ordner, und die AutoArchivierung legt sie in einer PST-Datei auf dem PC ab. Beides lässt sich jederzeit ändern oder löschen, und niemand kann nachweisen, dass eine Mail noch im Originalzustand ist. Als Transportmittel sind PST-Dateien aus Outlook und MBOX-Dateien aus Thunderbird aber nützlich: Mit ihnen übernehmen Sie ältere Mails in ein echtes Archiv. Wie das geht, zeigt dieser Beitrag Schritt für Schritt.

Was Outlook unter „Archivieren“ versteht

Funktion	Was passiert	Revisionssicher?
Schaltfläche „Archivieren“	verschiebt die Mail in den Ordner „Archiv“ desselben Postfachs	nein, die Mail kann dort gelöscht werden wie jede andere
AutoArchivierung (klassisches Outlook)	verschiebt ältere Elemente nach Regeln in eine PST-Datei auf dem Rechner	nein, die Datei liegt ungeschützt im Dateisystem
Manueller Export als PST	kopiert ein Konto oder Ordner in eine PST-Datei	nein, aber gut geeignet für die Übernahme in ein Archiv
Archivpostfach in Microsoft 365	zusätzlicher Speicherbereich im Postfach auf dem Server	für sich allein nein; Aufbewahrungsrichtlinien hängen von Lizenz und Einstellungen ab, die Administratoren ändern können

Wenn Sie Microsoft 365 nutzen, ist die Archivierung über eine Journalregel der zuverlässigste Weg, weil jede Mail beim Zustellen erfasst wird. Mehr dazu auf der Seite zur Archivierung für Microsoft 365 per Journal.

Warum eine PST-Datei kein Archiv ist

Eine PST-Datei („Outlook-Datendatei“) ist eine Datenbank im eigenen Format von Microsoft. Für die Aufbewahrung nach § 147 AO hat sie mehrere Schwächen:

Sie ist veränderbar. Mails lassen sich darin löschen und im klassischen Outlook sogar nachträglich bearbeiten. Eine Spur hinterlässt das nicht.
Sie liegt im Dateisystem. Die GoBD sagen ausdrücklich, dass die Ablage in einem Dateisystem die Unveränderbarkeit regelmäßig nicht erfüllt, wenn keine zusätzlichen Maßnahmen dazukommen (Rz. 110). Mehr dazu im Beitrag zur Unveränderbarkeit nach den GoBD.
Sie kann beschädigt werden. Microsoft liefert nicht ohne Grund ein Reparaturwerkzeug für Outlook-Datendateien mit. Ist eine große PST-Datei defekt, sind oft Jahre an Mails betroffen.
Sie ist an einen Rechner gebunden. Geht der Laptop verloren, verlässt eine Mitarbeiterin das Unternehmen oder wird der PC neu aufgesetzt, ist die Datei häufig weg.
Sie ist nicht zentral durchsuchbar. In der Betriebsprüfung müssten Sie Dutzende Dateien einzeln öffnen.

Hinzu kommt ein technischer Punkt: Outlook speichert Mails in der PST-Datei in seinem eigenen Format. Beim Umwandeln zurück in eine normale Mail (EML) entsteht eine Mail mit demselben Inhalt, aber nicht unbedingt Bit für Bit das ursprüngliche Original. Solange die Mails noch auf dem Mailserver liegen, ist es deshalb besser, das Postfach direkt per IMAP zu verbinden. Die PST-Datei ist der richtige Weg für Mails, die es nur noch auf dem Rechner gibt.

PST im klassischen Outlook exportieren

So exportieren Sie ein Konto aus dem klassischen Outlook für Windows (Microsoft 365, Outlook 2016 bis 2024), nach der Anleitung von Microsoft:

Prüfen Sie bei Exchange- und Microsoft-365-Konten zuerst die Synchronisierung: Outlook lädt standardmäßig oft nur die Mails des letzten Jahres herunter. Unter „Datei“ › „Kontoeinstellungen“ › Konto › Schieberegler für die Offline-Mails auf „Alle“ stellen und warten, bis alles geladen ist.
„Datei“ › „Öffnen und Exportieren“ › „Importieren/Exportieren“ wählen.
„In Datei exportieren“ › „Outlook-Datendatei (.pst)“ › „Weiter“.
Das Konto ganz oben auswählen und „Unterordner einbeziehen“ ankreuzen. Pro Durchgang lässt sich nur ein Konto exportieren.
Speicherort wählen, nicht in einen OneDrive-Ordner, und „Fertig stellen“.
Das optionale Kennwort leer lassen. Für die Übernahme ins Archiv brauchen Sie keins, und eine vergessene Kennwort-Abfrage blockiert später nur.

Haben Sie zusätzlich ältere PST-Dateien aus der AutoArchivierung (oft „archive.pst“ im Ordner „Dokumente\Outlook-Dateien“), nehmen Sie diese ebenfalls mit.

Neues Outlook, Outlook für Mac und Webmail

Im neuen Outlook für Windows liegt der Export nach Angaben von Microsoft unter „Einstellungen“ › „Dateien“ › „Exportieren“; ein Assistent führt durch die Auswahl von Postfach oder Ordnern. Outlook für Mac exportiert nicht als PST, sondern als OLM-Datei. Dieses Format können wir nicht einlesen. Bei Mac und Webmail ist der einfachste Weg, das Postfach direkt per IMAP mit dem Archiv zu verbinden; dann übernehmen wir alles, was noch auf dem Server liegt.

Thunderbird: MBOX-Dateien finden und exportieren

Thunderbird speichert jeden Ordner als eigene Datei im MBOX-Format. Sie finden sie so:

In Thunderbird „Hilfe“ › „Informationen zur Fehlerbehebung“ öffnen.
Bei „Profilordner“ auf „Ordner öffnen“ klicken.
Im Profil liegen die Mails unter „Mail“ (POP3-Konten und lokale Ordner) oder „ImapMail“ (IMAP-Konten), darin ein Unterordner je Konto.
Die Dateien ohne Endung, etwa „Inbox“ oder „Sent“, sind die MBOX-Dateien mit den Mails. Die gleichnamigen „.msf“-Dateien sind nur Inhaltsverzeichnisse und werden nicht gebraucht.

Packen Sie die MBOX-Dateien eines Kontos in ein ZIP-Archiv, dann bleibt die Ordnerstruktur erhalten. Bequemer geht es mit der Thunderbird-Erweiterung ImportExportTools NG, mit der Sie Ordner gezielt als MBOX oder als einzelne EML-Dateien exportieren. Bei IMAP-Konten gilt dasselbe wie bei Outlook: Liegen die Mails noch auf dem Server, ist die direkte Verbindung per IMAP der bessere Weg.

Altbestand in Mailarchiv leicht hochladen

Im Konto finden Sie unter „Altbestand“ das Formular zum Hochladen. Möglich sind:

Format	Woher
PST (auch OST)	Outlook für Windows
MBOX	Thunderbird, Apple Mail, viele Exportwerkzeuge
EML	einzelne Mails, etwa per Ziehen aus einem Mailprogramm gespeichert
ZIP	mehrere EML- oder MBOX-Dateien zusammen

Einzelne Outlook-Nachrichten im MSG-Format nehmen wir nicht an; exportieren Sie in diesem Fall den Ordner als PST. Die Verarbeitung läuft im Hintergrund, große Dateien brauchen etwas Zeit. Jede übernommene Mail wird wie eine neue behandelt: Original speichern, Prüfsumme bilden, verschlüsseln, Löschsperre setzen. Die Frist richtet sich nach dem Datum der Mail. Mails, deren Aufbewahrungsfrist schon abgelaufen ist, werden archiviert, aber nicht mehr gesperrt. Im Zugriffsprotokoll steht, wann wer welchen Altbestand hochgeladen hat.

Wie weit Sie zurückgehen sollten, hängt von den Fristen ab; mehr dazu unter wie viele Jahre zurück Sie übernehmen sollten. Halten Sie die Übernahme in Ihrer Verfahrensdokumentation fest, mit Datum, Quelle und Zeitraum; Hinweise dazu im Beitrag Übernahme des Altbestands dokumentieren.

Danach: jede neue Mail automatisch

Der Altbestand ist eine einmalige Aufgabe. Damit ab jetzt nichts mehr fehlt, verbinden Sie die Postfächer dauerhaft, per IMAP oder mit einer Journal- oder BCC-Regel auf dem Mailserver. Die drei Wege ins Archiv sind kurz erklärt. Danach können Sie die alten PST-Dateien behalten, sie sind aber nicht mehr Ihr Nachweis; das ist jetzt das Archiv.

Ein Tipp für die Reihenfolge: Verbinden Sie zuerst das Postfach und laden Sie danach nur die Mails hoch, die nicht mehr auf dem Server liegen. So bekommen Sie für alles, was noch im Postfach ist, das unveränderte Original vom Server. Am besten fangen Sie gleich an: Postfach per IMAP verbinden und testen, ohne Anmeldung.

Häufige Fragen zur Übernahme

Muss ich den Altbestand überhaupt übernehmen?

Die Aufbewahrungspflicht gilt für alle Mails, deren Frist noch läuft, nicht erst für Mails ab dem Start des Archivs. Liegen geschäftliche Mails der letzten sechs bis acht Jahre nur in PST-Dateien oder alten Postfächern, sind sie dort weiter Ihre Unterlagen, mit allen genannten Schwächen. Mit der Übernahme liegen sie geschützt und durchsuchbar an einer Stelle.

Was ist mit Mails, die doppelt vorkommen?

Wenn Sie dieselbe Mail sowohl aus dem Postfach als auch aus einer PST-Datei übernehmen, kann sie im Archiv zweimal auftauchen, weil die Fassung aus der PST-Datei technisch nicht identisch mit dem Original vom Server ist. Das schadet nicht, ist aber unübersichtlich. Die Reihenfolge „erst Postfach verbinden, dann nur den Rest hochladen“ vermeidet das weitgehend.

Was ist, wenn eine PST-Datei beschädigt ist?

Lässt sich eine Datei nicht verarbeiten, sehen Sie das im Konto. Öffnen Sie sie dann im klassischen Outlook, lassen Sie sie mit dem Reparaturwerkzeug von Microsoft prüfen und exportieren Sie die Ordner neu. Notieren Sie in der Verfahrensdokumentation, wenn Mails nicht mehr zu retten waren.

Checkliste für die Übernahme

Alle Rechner mit Outlook oder Thunderbird nach PST- und MBOX-Dateien durchsucht, auch Netzlaufwerke und Sicherungen
Postfächer ausgeschiedener Beschäftigter berücksichtigt
bei Exchange und Microsoft 365: Synchronisierung auf „Alle“ gestellt
Exporte ohne Kennwort erstellt
Postfächer zuerst per IMAP verbunden, dann Rest hochgeladen
Übernahme in der Verfahrensdokumentation festgehalten

Menüs und Bezeichnungen können sich mit neuen Versionen von Outlook und Thunderbird ändern (Stand: Oktober 2026). Dieser Beitrag ist keine Rechts- oder Steuerberatung.

Quellen

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