Allgemeine Geschäftsbedingungen

für die Nutzung von Mailarchiv leicht (mailarchiv-leicht.de) · Stand: 18. Oktober 2026

§ 1 Anbieter und Geltungsbereich

(1) Anbieter ist die IDO GmbH, Anderslebener Straße 40, 39387 Oschersleben („wir“). Diese AGB gelten für alle Verträge über die Nutzung von Mailarchiv leicht, einschließlich des Tests ohne Konto.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Verträge mit Verbrauchern schließen wir nicht. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht, auch wenn wir ihnen nicht ausdrücklich widersprechen.

§ 2 Leistungen

(1) Mailarchiv leicht ist ein Dienst zur Archivierung geschäftlicher E-Mails über das Internet, ohne Installation beim Kunden. Der Kunde kann E-Mails auf drei Wegen ins Archiv bringen: durch Verbinden eines Postfachs per IMAP (wir lesen nur, das Postfach bleibt unverändert), über eine Journal-Adresse, an die sein Mailserver Kopien sendet, und durch Hochladen von Altbeständen (PST, MBOX, EML, ZIP).

(2) Wir speichern jede Mail im Originalformat mit Anhängen, verschlüsselt mit einem eigenen Schlüssel je Archiv, in Rechenzentren in Deutschland. Wir bilden je Mail eine Prüfsumme, verketten die Prüfsummen und prüfen die Unversehrtheit regelmäßig. Der Kunde kann im Archiv suchen, Mails im Browser ansehen, Originale und Anhänge herunterladen, Exporte erstellen, das Zugriffsprotokoll einsehen und eine Verfahrensdokumentation als PDF erzeugen. Je nach Plan kann er außerdem befristete Lesezugänge für Prüfer oder Steuerberater anlegen (Prüferzugang).

(3) Welche Funktionen, wie viele Postfächer und wie viel Speicher ein Plan enthält, steht auf der Preisseite. Im Plan Business können weitere Postfächer gegen Aufpreis hinzugebucht werden. Als Postfach zählt jede E-Mail-Adresse mit eigenem Postfach, deren Mails archiviert werden; bei der Journal-Adresse zählen die Postfächer, deren Mails dort ankommen.

(4) Ist der Speicher des Plans voll, archivieren wir weiter und weisen den Kunden darauf hin. Wir dürfen den Kunden auffordern, in einen passenden Plan zu wechseln; Mails löschen wir wegen Platzmangels nicht.

(5) Wir stellen Funktionen bereit, die die Aufbewahrung nach § 147 AO, § 257 HGB und den GoBD unterstützen. Ein amtliches Zertifikat dafür gibt es nicht. Für die Ordnungsmäßigkeit seiner Buchführung und Aufbewahrung, die Auswahl der zu archivierenden Postfächer, die Wahl der Aufbewahrungsfrist und seine Verfahrensdokumentation bleibt der Kunde selbst verantwortlich. Hinweise auf unseren Seiten sind keine Rechts- oder Steuerberatung.

(6) Wir bemühen uns um eine Verfügbarkeit der Anwendung von 99 % im Jahresmittel. Ausgenommen sind angekündigte Wartungen und Störungen, die wir nicht zu vertreten haben, etwa beim Mailanbieter des Kunden. Kann ein verbundenes Postfach vorübergehend nicht abgerufen werden (zum Beispiel nach einer Passwortänderung), holen wir die Mails nach, sobald der Zugang wieder funktioniert, soweit sie dann noch im Postfach liegen; wir zeigen solche Störungen im Konto an.

§ 3 Test ohne Konto

(1) Ohne Registrierung kann ein Postfach getestet werden. Dabei archivieren wir die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, höchstens 1.000, und stellen Suche und Ansicht bereit. Herunterladen, Export und weitere Postfächer sind erst nach der Registrierung möglich.

(2) Wer ein Postfach im Test verbindet, versichert, dass er berechtigt ist, dieses Postfach archivieren zu lassen, und dass er als Unternehmer handelt.

(3) Registriert sich der Testende nicht, löschen wir den Test nach 7 Tagen automatisch, indem wir den Schlüssel vernichten; die Zugangsdaten zum Postfach löschen wir dabei ebenfalls. Der Testende kann den Test jederzeit sofort löschen. Registriert er sich, wird der Test zum Archiv seines Kontos.

(4) Der Test ist kostenlos. Ein Anspruch auf eine bestimmte Verfügbarkeit oder auf Erhalt der Test-Mails besteht nicht.

§ 4 Vertragsschluss und Testphase

(1) Mit der Registrierung kommt ein Vertrag über die Nutzung von Mailarchiv leicht zustande. Danach kann der Kunde alle Funktionen 7 Tage lang kostenlos nutzen, ohne Zahlungsdaten anzugeben (Testphase). Eine Testphase wird je Kunde nur einmal gewährt.

(2) Während der Testphase sind die Mails nur bis zum Ende der Testphase und eines anschließenden Zeitraums von 30 Tagen gegen Löschen gesperrt. Schließt der Kunde bis dahin kein Abo ab, löschen wir das Archiv nach Ablauf dieser 30 Tage durch Vernichtung des Schlüssels. Innerhalb dieser Zeit kann der Kunde ein Abo abschließen oder seine Mails exportieren.

(3) Ein kostenpflichtiges Abo kommt zustande, wenn der Kunde den Bestellvorgang beim Zahlungsdienstleister abschließt. Mit der ersten Zahlung verlängern wir die Löschsperre jeder Mail auf die volle Aufbewahrungsfrist.

§ 5 Preise und Zahlung

Es gelten die bei Bestellung auf der Preisseite genannten Preise zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Abrechnung erfolgt monatlich im Voraus über Stripe per Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift. Zusätzlich gebuchte Postfächer werden mit dem Abo abgerechnet. Rechnungen stellen wir elektronisch bereit. Gerät der Kunde in Zahlungsverzug, dürfen wir nach Ankündigung neue Mails nicht mehr abholen und den Zugang auf Suche und Export beschränken; bereits archivierte Mails bleiben geschützt und exportierbar, solange das Archiv besteht.

§ 6 Laufzeit und Kündigung

(1) Das Abo läuft jeweils einen Monat und verlängert sich automatisch um einen weiteren Monat. Beide Seiten können jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündigen. Der Kunde kündigt online im Konto unter „Abo verwalten“. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.

(2) Preisänderungen teilen wir mindestens sechs Wochen vorher in Textform mit; der Kunde kann zum Wirksamwerden kündigen.

(3) Nach dem Ende des Abos kann der Kunde 90 Tage lang sein Archiv vollständig exportieren (ZIP mit Original-Mails, Verzeichnis und Prüfsummen). Neue Mails holen wir in dieser Zeit nicht mehr ab. Nach Ablauf der 90 Tage vernichten wir den Schlüssel des Archivs (Krypto-Löschung). Ab dann sind die Mails für niemanden mehr lesbar, auch nicht für uns; eine Wiederherstellung ist ausgeschlossen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Mails rechtzeitig zu exportieren, wenn er sie nach Ende des Abos weiter aufbewahren muss.

(4) Löscht der Kunde sein Konto selbst, vernichten wir den Schlüssel sofort. Vorher muss ein laufendes Abo gekündigt sein.

§ 7 Aufbewahrungsfrist und Löschsperre

(1) Der Kunde wählt die Aufbewahrungsfrist für sein Archiv. Voreingestellt ist das Ende des Kalenderjahres der Mail plus zehn Jahre. Die Frist gilt für jede Mail einzeln, berechnet nach ihrem Datum.

(2) Während eines bezahlten Abos speichern wir jede Mail mit einer Löschsperre (Object Lock im Compliance-Modus) bis zum Ende ihrer Frist. Bis dahin können weder der Kunde noch wir die Mail löschen oder verändern; das ist technisch ausgeschlossen. Eine verlängerte Frist gilt auch für bereits gesperrte Mails; eine verkürzte Frist wirkt nur für Mails, deren Sperre noch nicht gesetzt ist. Der Kunde sollte die Frist deshalb vor dem Archivieren sorgfältig wählen.

(3) Wünscht der Kunde vor Fristende, dass Mails nicht mehr lesbar sind, ist das nur für das ganze Archiv durch Vernichtung des Schlüssels möglich (§ 6 Abs. 4).

(4) Nach dem Ende der Frist ist die Sperre aufgehoben, und die Mail kann gelöscht werden.

§ 8 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde hält seine Zugangsdaten geheim, nutzt die Zwei-Faktor-Anmeldung, wenn mehrere Personen Zugang haben, macht richtige Angaben und nutzt den Dienst nicht missbräuchlich.

(2) Der Kunde stellt sicher, dass er berechtigt ist, die verbundenen Postfächer und hochgeladenen Bestände archivieren zu lassen. Das betrifft insbesondere Postfächer von Beschäftigten: Ist die private Nutzung der dienstlichen Adressen erlaubt, regelt der Kunde den Umgang mit privaten Mails, informiert die Beschäftigten und beteiligt, soweit vorhanden, den Betriebs- oder Personalrat. Er stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die aus einer unberechtigten Archivierung entstehen.

(3) Der Kunde gibt Prüferzugänge nur an berechtigte Personen, wählt Zeitraum und Gültigkeit angemessen und widerruft nicht mehr benötigte Zugänge.

(4) Der Kunde hält die Zugangsdaten seiner Postfächer im Konto aktuell und reagiert auf Hinweise zu Störungen, damit keine Lücken entstehen.

§ 9 Auftragsverarbeitung

(1) Die Inhalte der archivierten Mails verarbeiten wir im Auftrag des Kunden. Es gilt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (mailarchiv-leicht.de/avv), der Bestandteil dieser AGB ist. Im Konto steht er unter „Einstellungen“ als PDF bereit; dort kann der Kunde ihn zusätzlich ausdrücklich abschließen und erhält ein PDF mit Abschlussvermerk.

(2) Wir verarbeiten die Daten ausschließlich zur Erbringung der Leistung und ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland, ohne KI-Dienste und ohne Übermittlung in Drittländer. Alle Unterauftragsverarbeiter nennt Anlage 2 des Vertrags zur Auftragsverarbeitung.

§ 10 Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

(2) Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden, höchstens auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten gezahlte Vergütung. Im Übrigen ist die Haftung ausgeschlossen.

(3) Wir haften nicht für Mails, die gelöscht wurden, bevor wir sie abholen oder empfangen konnten, für Störungen beim Mailanbieter des Kunden und für Folgen einer vom Kunden gewählten zu kurzen Aufbewahrungsfrist. Für steuerliche Folgen, etwa Schätzungen, haften wir nur, soweit sie auf einer von uns zu vertretenden Pflichtverletzung beruhen.

(4) Für den kostenlosen Test ohne Konto haften wir nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit.

§ 11 Änderungen der AGB

Änderungen dieser AGB teilen wir mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Wirksamwerden, gelten sie als angenommen; auf diese Folge weisen wir in der Mitteilung hin. Widerspricht er, kann jede Seite zum Wirksamwerden kündigen.

§ 12 Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, der Sitz des Anbieters. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Vertrag im Übrigen wirksam.