E-Mail-Archivierung nach GoBD, revisionssicher und ohne eigenen Server

In aller Regel ja. Nach § 147 AO und § 257 HGB müssen Sie empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Buchungsbelege aufbewahren, und die GoBD stellen klar, dass das auch für E-Mails mit dieser Funktion gilt, und zwar elektronisch. Nur eine E-Mail, die lediglich als Umschlag dient, etwa für eine angehängte Rechnung ohne weiteren Inhalt, ist selbst nicht aufbewahrungspflichtig. Weil sich das im Alltag kaum sauber trennen lässt, archivieren die meisten Unternehmen alle geschäftlichen Mails. Das ist keine Rechts- oder Steuerberatung; im Einzelfall hilft Ihre Steuerberatung.

Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege wie Rechnungen acht Jahre, Bücher und Jahresabschlüsse zehn Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Mail eingegangen oder versendet worden ist, und sie läuft nicht ab, solange die Festsetzungsfrist für die betroffenen Steuern noch offen ist. Mailarchiv leicht bewahrt deshalb standardmäßig zehn Jahre ab Jahresende auf; die Frist können Sie einstellen.

Meist nicht. Im Postfach und in einer PST-Datei kann jeder mit Zugriff Mails löschen oder verschieben, ohne dass es auffällt, und eine PST-Datei auf einem PC ist schnell beschädigt oder weg. Die GoBD verlangen, dass aufbewahrungspflichtige Unterlagen vollständig, unveränderbar und während der ganzen Frist lesbar und auswertbar sind. Genau das übernimmt das Archiv: Original-Mail mit Prüfsumme, Löschsperre im Speicher und Zugriffsprotokoll.

Nein. Mailarchiv leicht läuft im Browser. Sie verbinden Ihr Postfach mit Adresse und Passwort oder richten bei Microsoft 365 und Google Workspace eine Journal- oder Weiterleitungsregel an Ihre Journal-Adresse ein. Ihr Mailprogramm und Ihr Mailanbieter bleiben, wie sie sind.

Mit jedem Postfach, das IMAP kann, zum Beispiel bei IONOS, STRATO, Telekom, Host Europe, Google oder auf einem eigenen Mailserver; bei den bekannten Anbietern erkennen wir den Server selbst. Für Microsoft 365 und Exchange Online, Google Workspace und Mailserver mit BCC-Regel gibt es eine Journal-Adresse, die jede Mail erfasst, bevor jemand sie löschen kann. Ältere Mails laden Sie als PST (Outlook), MBOX (Thunderbird), EML oder ZIP hoch.

Nein. Jede Mail liegt unverändert und verschlüsselt in einem Objektspeicher mit Löschsperre im Compliance-Modus. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist kann niemand sie löschen oder überschreiben, auch Sie nicht und auch wir nicht. Eine Prüfsummen-Kette je Archiv macht zusätzlich sichtbar, wenn eine Mail fehlen oder verändert sein sollte. Nach Ablauf der Frist können Mails gelöscht werden.

Wir lesen Ihr Postfach nur, es bleibt unverändert. Für den Test archivieren wir die neuesten Mails aus Posteingang und Gesendet, höchstens 1.000, damit Sie Suche und Ansicht mit Ihren eigenen Mails sehen. Registrieren Sie sich nicht, löschen wir den Test nach 7 Tagen automatisch, indem wir seinen Schlüssel vernichten. Sie können ihn auch sofort selbst löschen.

Start kostet 9 Euro netto im Monat für bis zu 3 Postfächer und 15 GB, Team 29 Euro für bis zu 15 Postfächer und 75 GB mit Prüferzugang, Business 79 Euro für bis zu 50 Postfächer und 300 GB. Im Plan Business buchen Sie weitere Postfächer für je 1,50 Euro im Monat dazu. Alle Pläne sind monatlich kündbar, nach der Registrierung testen Sie 7 Tage ohne Zahlungsdaten.

Wir verarbeiten Ihre Mails als Auftragsverarbeiter, der AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist in jedem Plan enthalten. Die Mails liegen verschlüsselt in Rechenzentren in Deutschland, jeder Zugriff wird protokolliert, und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können Sie löschen. Erlauben Sie Ihren Mitarbeitern private Mails im Firmenpostfach, regeln Sie den Umgang damit am besten vorab schriftlich und stimmen ihn mit Ihrem Datenschutzbeauftragten ab.

Nach dem Ende des Abos haben Sie 90 Tage Zeit, Ihr ganzes Archiv als ZIP mit Original-Mails, Index und Prüfsummen herunterzuladen und zum Beispiel in ein anderes Archiv zu übernehmen. Danach vernichten wir den Schlüssel Ihres Archivs; die Mails sind dann für niemanden mehr lesbar.